Wie funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem?
Die primäre Aufgabe
... eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist, die digitale und zentrale Archivierung aller elektronischen Dokumente. Neben der revisionssicheren Archivierung werden die Dokumente zudem verwaltet. So unterstützt ein professionelles DMS mit individuellen Workflows und einer entsprechenden Rechteverwaltung, Unternehmens-Prozesse schnell und zuverlässig zu gestalten. Ein Dokumentenmanagementsystem begleitet den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments: Begonnen bei der Erstellung und Erfassung, über die Verteilung und Bearbeitung, bis hin zur Archivierung oder Löschung.
DMS in der Praxis
Lernen Sie die Funktionsweise eines kostenlosen Dokumentenmanagements kennen. Das DMS vereint alle wichtigen Funktionen wie Archivierung, Strukturierung, Verteilung und Bearbeitung in einer freien Software. Es ist lizenzkostenfrei, gemäß GoBD und DSGVO auf dem aktuellen Stand und mit seinem breiten Funktionsumfang eine konkurrenzstarke Alternative zu kostenintensiven Systemen.
Zum DownloadDokumentenmanagement in vier Schritten
- Erfassen – von Dokumenten in elektronischer oder papierform
- Strukturieren – der elektronisch archivierten Informationen und Metadaten
- Verteilen und Bearbeiten – mit individuellen Workflows und einem umfangreichen Controlling
- Archivieren – unveränderbar, revisionssicher, rechtssicher
1. Dokumentenerfassung
Informationen liegen heute oft schon in elektronischer Form vor, doch auch die klassische Papierform existiert noch. Während elektronische Dokumente automatisch vom Dokumentenmanagementsystem erfasst werden können, gelangen eingehende Papierdokumente, wie Rechnungen über Dokumentenscanner ins System.
Ein DMS speichert alle eingehenden Dokumente in einem zentralen, für alle über das Netzwerk erreichbaren Archiv. Die Metadaten der Dokumente oder Dateien werden in einer Datenbank hinterlegt. Manche Systeme speichern zusätzlich die Dokumente selbst in dieser Datenbank. Zu den Metadaten gehören etwa das Erstellungsdatum, die Art des Dokuments, zugeordnete Schlagworte und der enthaltene Text.
2. Strukturierte Informationen sofort verfügbar
Anhand dieser Informationen, findet eine Dokumentenmanagement Software das archivierte Dokument später jederzeit wieder. Dieser Vorgang dauert - im Gegensatz zu der Suche in Ordnern und Akten - nur wenige Sekunden. Um dies zu gewährleisten muss ein DMS allerdings über eine zuverlässige Texterkennung und eine leistungsstarke integrierte Volltextsuche verfügen.
Mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems ist es also möglich, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben. Dies bildet die Grundlage aller Geschäftsprozesse im Unternehmen. Je schneller relevante Informationen zur Verfügung stehen, desto schneller können notwendige Entscheidungen getroffen werden.
3. Automatische Verteilung und Workflow Management
Der Dokumententransport und die Bearbeitung in den einzelnen Abteilungen können mit einem modernen DMS vollständig auf elektronischem Weg erfolgen. Im Rahmen eines Workflows sendet ein Dokumentenmanagementsystem Dokumente anhand definierter Parameter (Kategorie, Projekt, Kundennummer etc.) automatisch an die zuständigen Bearbeiter oder Gruppen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens. Je nachdem wie und wann diese Personen die Dokumentenbearbeitung beenden, erfolgen weitere Workflowschritte.
Ein Workflow ist dabei nicht als starres Gebilde zu verstehen, denn auch teilautomatische oder Ad-hoc Workflows sind möglich. Sie verringern die Dokumentendurchlaufzeit und erhöhen die Transparenz einzelner Bearbeitungsschritte, da diese vom System lückenlos protokolliert werden.
Die Dokumente bleiben zudem auch während der Bearbeitung von allen berechtigten Mitarbeitern einsehbar, selbst wenn diese nicht am Workflow beteiligt sind. Es wird nämlich nie das Dokument selbst herumgeschickt, sondern immer nur ein Link unter dem das Dokument im DMS aufgerufen werden kann. So wird auf einer gemeinsamen Datenbasis gearbeitet, ohne dass Verteilerkopien oder ähnliches angefertigt werden müssen.
Für das Controlling bietet ein DMS wichtige Auswertungen über sämtliche Metadaten, die zu den Dokumenten erfasst werden - schon bevor diese in Fachanwendungen (z. B. FiBu) zur Verfügung stehen.
4. Revisionssichere Archivierung
Eine moderne Dokumentenmanagement Software sollte außerdem über eine Funktion zur revisionssicheren Archivierung verfügen. Dokumente werden unveränderbar in einem schreibgeschützten Speicher abgelegt. Die auf diese Art und Weise gespeicherten Dokumente haben vor den Finanzbehörden übrigens exakt denselben Status wie Papierdokumente, die für eine eventuelle Prüfung demnach nicht mehr aufbewahrt werden müssen. Allerdings sollten unterschriebene Dokumente, wie etwa Verträge auch weiterhin im Original aufbewahrt werden, da Sie für etwaige Rechtsstreitigkeiten als Nachweis dienen.
... mit bitfarm-Archiv
bitfarm-Archiv DMS ist eine moderne und professionelle Open Source Software. Mit einer intuitiven Benutzeroberfläche und der hohen Flexibilität ist sie branchenübergreifend mit wenig Schulungsaufwand einsetzbar.
Die Software ist in zwei Versionen verfügbar. Die kostenlose GPL-Edition ist als frei verfügbare Entwicklerbasis für Privatanwender und kleinere Arbeitsgruppen konzipiert. Für den anspruchsvollen Unternehmenseinsatz steht eine Enterprise-Edition mit erweitertem Funktionsumfang zur Verfügung.
Die Kombination aus präziser Texterkennung und performanter Volltextsuche bietet allen Mitarbeitern einen komfortablen und vor allem schnellen Zugriff auf benötigte Informationen. Darüber hinaus wird mit einer umfangreichen Workflow-Funktionalität, Office-Integration, Versionierung, automatische Aktenbildung, Reporting, zahlreiche Schnittstellen und dokumentierte Revisionssicherheit für einen effizienten und GoBD-konformen Arbeitsablauf gesorgt.
Anhand unserer Videos und Screenshots können Sie sich ein erstes Bild von dem Funktionsumfang der Anwendung machen.
DMS Beispielprojekte
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„Wir sind immer wieder begeistert von der schnellen, qualifizierten und freundlichen Unterstützung durch das bitfarm-Supportteam.“
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„Der bitfarm-Archiv Support ist herausragend. Immer kompetent. Immer freundlich. Immer eine Lösung parat. Immer ein offenes Ohr, für vielleicht auch ausgefallene Anforderungen.“
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„Wir schätzen an bitfarm-Archiv besonders, dass die Software so flexibel an unsere Geschäftsprozesse anzupassen ist.“
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„Die Suche in bitfarm ist genial. Auf Nachfragen der Geschäftsleitung können wir schneller Auskunft geben- es ist einfach strukturierter.“
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„Das Wachstum der letzten Jahre wäre ohne bitfarm-Archiv nicht möglich gewesen.“
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Der richtige Zeitpunkt für elektronisches Dokumentenmanagement - the time is now!
Erste digitale Archivsysteme existieren bereits seit Anfang der 1990er Jahre. Zu dieser Zeit waren die Kosten für Lizenzen, Server, Scanner, Jukeboxen etc. allerdings noch so hoch, dass digitale Archivierung fast nur im Konzernumfeld zu finden war. Zudem war das Arbeiten mit digitalen Archiven sehr aufwendig; alle Dokumente mussten mühevoll händisch verschlagwortet werden, damit man diese später über Indexmasken wiederfinden konnte.
Die rasante Entwicklung der Informationstechnologie beschert uns heute hohe Serverleistungen und große Massenspeicher zu erschwinglichen Preisen. Hinzu kommt, dass es seit einigen Jahren Texterkennungskomponenten (OCR) gibt, die Dokumente digital mit hoher Genauigkeit erkennen können. Damit lässt sich insgesamt ein Paradigmenwechsel realisieren, der es ermöglicht Dokumente ohne Anwenderzutun zu erfassen und später zuverlässig wiederfinden zu können.
bitfarm-Archiv DMS nutzt als Vertreter der neuen Generation von Dokumenten Management Systemen diese Technologien.
Durch die Entwicklungen – gerade auch im Open-Source-Bereich – kann digitale Archivierung und elektronisches Dokumentenmanagement heute in jedem Unternehmen sehr komfortabel und kostengünstig realisiert werden.