bitfarm-Archiv DMS bei der Viertel Motoren GmbH

Optimierte Dokumentenprozesse

Die Bearbei­tung der Ein­gangs­rech­nun­gen kon­nte durch die Ein­füh­rung von bitfarm-Archiv er­heb­lich be­schleu­nigt wer­den. Al­le Rech­nun­gen, Lie­fer­papie­re und E-Mails der drei Stand­or­te wer­den di­rekt nach Er­halt ein­ge­scannt und in ei­nem zen­tra­len Ar­chiv ge­spei­chert. An­schlie­ßend wer­den sie an­hand fest­ge­leg­ter Work­flow­re­geln zur wei­teren Be­arbei­tung auto­ma­tisch an die zu­stän­di­gen Mit­ar­bei­ter ge­sen­det. Das geht na­tür­lich deut­lich schnel­ler und si­che­rer als der Trans­port und die Ver­tei­lung von Pa­pier­doku­men­ten.

Vor Ein­füh­rung des bitfarm-Archiv DMS gin­gen Lie­fe­ran­ten­rech­nun­gen in Pa­pier­form hin und wie­der ver­lo­ren oder blie­ben in Sta­peln von Un­ter­la­gen lie­gen. Seit al­le Ein­gangs­rech­nun­gen so­fort nach Er­halt ins Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem ein­ge­scannt wer­den, ha­ben Mah­nun­gen von Lie­feran­ten deut­lich ab­ge­nom­men. Selbst falsch ab­ge­leg­te Doku­mente kön­nen über die per­for­man­te Voll­text­suche des Open-Source-DMS kom­for­ta­bel und zü­gig wie­der­ge­fun­den wer­den. Auch Skon­to­ver­lus­te wer­den in­zwi­schen nahe­zu voll­stän­dig ver­mie­den, da die Fi­nanz­buch­hal­tung stets ei­nen Über­blick über al­le Rech­nun­gen hat, die noch zu be­arbei­ten sind.

Offen für individuelle Lösungen

Durch die Mög­lich­kei­ten ei­gene Work­flow­re­geln und VB-Pro­gram­me zu er­stel­len, lässt sich das Doku­men­ten­manage­ment­sys­tem leicht an die indi­vi­du­ellen Be­dürf­nis­se des Un­ter­neh­mens an­pas­sen. So wer­den bei Viertel Motoren etwa Mit­arbei­ter, die nur sehr we­nige Ein­gangs­rech­nun­gen zu prü­fen ha­ben, auto­ma­tisch per E-Mail be­nach­rich­tigt, wenn neue Dokumente zur Bear­bei­tung vor­lie­gen.

Auch für die Über­ga­be der Da­ten an die Fi­nanz­buch­hal­tun­gen wur­de ein ei­ge­nes Mo­dul er­stellt und in bitfarm inte­griert, das al­le be­nötig­ten Da­ten zur Er­zeu­gung ei­nes kor­rek­ten Bu­chungs­sat­zes er­mit­telt. Über ei­ne Ver­knüp­fung zwi­schen FiBu und bitfarm-Archiv ge­lan­gen die Mit­ar­bei­ter der Fi­nanz­buch­hal­tung mit ei­nem Klick auf die Ein­gangs­rech­nung im bitfarm-Archiv Vie­wer und kön­nen die­se so­fort be­arbei­ten.

Ins­ge­samt ist man bei Viertel Motoren sehr zu­frie­den mit bitfarm-Archiv Doku­men­ten­management - auch weil die Qua­li­tät des Sup­ports stimmt. „Wir wür­den uns auf je­den Fall wie­der für bitfarm-Archiv ent­schei­den“, so Rudolf Simon.