bitfarm-Archiv DMS - Screenshots der Enterprise Edition

Kauf­männische Dokumente

In vie­len Un­ter­neh­men, stellt die Ar­chi­vierung kauf­män­ni­scher Do­ku­mente, ne­ben der all­ge­mei­nen Schrift­gut­arch­vie­rung, ei­nen wich­ti­gen Be­reich dar. Da­bei geht es zum ei­nen um die re­vi­si­ons­si­che­re Ar­chi­vie­rung, das kor­rek­te In­dexie­ren und das schnel­le Wie­der­fin­den im Be­darfs­fall. Zum an­de­ren fin­det in vie­len Un­ter­neh­men und In­sti­tu­ti­o­nen auch die Be­ar­bei­tung der Do­ku­men­te im DMS statt. Ty­pisch ist hier der Ein­gangs­rech­nungs­work­flow, der die Do­ku­men­te au­to­ma­tisch an die pas­sen­den Sach­be­ar­bei­ter sen­det und Auf­ga­ben, wie Prü­fung oder Frei­ga­be de­fi­niert. Insbesondere mit der zunehmenden Akzeptanz von E-Rechnungen, kann das DMS das volle Potenzial der automatischen Weiterverarbeitung ausschöpfen.

Im vor­lie­gen­den Bei­spiel sind Work­flow­auf­ga­ben auf der rech­ten Maus­tas­te im Baum de­fi­niert und müs­sen vom Be­nut­zer an­ge­klickt wer­den. Al­ter­na­tiv kön­nen an­ste­hen­de Auf­ga­ben auch ak­tiv an den Be­nut­zer ge­schickt wer­den, z. B. per E-Mail oder als Pop-up im Sys­tem Tray. Ge­misch­te Work­flow­sze­na­ri­en sind e­ben­falls mög­lich, je nach­dem, was im Ein­zel­fall mehr Sinn macht.

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement er­fasst und ar­chi­viert nicht nur ein­ge­scann­te Do­ku­men­te son­dern auch Ei­gen­be­le­ge aus dem ERP-Sys­tem voll­au­to­ma­tisch und di­gi­tal über ei­ne ent­spre­chen­de Schnitt­stel­le. Wel­cher Sach­be­ar­bei­ter zu­stän­dig ist, er­mit­telt das Sys­tem übri­gens mit­hil­fe ei­nes Re­gel­werks, das in­di­vi­du­ell an­ge­legt wird. Die Ver­schlag­wor­tung vie­ler Do­ku­men­te kann eben­falls au­to­ma­tisch er­fol­gen.

Lager / Wareneingang

Oft macht es Sinn, Do­ku­men­te dort zu er­fas­sen, wo sie an­fal­len. Die frü­he Er­fas­sung stellt al­len be­tei­lig­ten An­wen­der­krei­sen In­for­ma­ti­o­nen schnell zur Ver­fü­gung. Do­ku­men­te kön­nen im DMS auch dann ge­fun­den wer­den, wenn sie noch in Be­ar­bei­tung sind. In die­sem Bei­spiel wer­den al­le Lie­fer­schei­ne er­fasst, so­bald die Lie­fe­rung ein­ge­gan­gen ist. Der La­ge­rist kann hier gleich al­le wich­ti­gen In­for­ma­ti­o­nen mit­ge­ben, die spä­ter bei bei der Rech­nungs­prü­fung zum Tra­gen kom­men. Der Sta­tus der Lie­fe­rung ist mit ei­nem Mehr­fach-Aus­wahl­feld als Pflicht­feld kon­fi­gu­riert. Der Mit­ar­bei­ter kann auch meh­re­re Se­lek­ti­o­nen gleich­zei­tig tref­fen.

Ü­ber die Lie­fer­schein­num­mer wird das Do­ku­ment au­to­ma­tisch mit der spä­ter ein­tref­fenden Rech­nung ver­knüpft, so dass ein Sach­be­ar­bei­ter stets die ge­sam­te Vor­gangs­ak­te mit ei­nem Klick auf­ru­fen kann. Das funk­ti­oniert auch mit meh­re­ren Lie­fer­schei­nen ü­ber ei­ne Sam­mel­rech­nung.

Die Ver­sand­ab­tei­lung pro­fi­tiert e­ben­falls von ei­ner ein­fa­chen Do­ku­men­ten­er­fas­sung. Quit­tun­gen und Über­nah­me­be­le­ge von Spe­di­tionen und Pa­ket­dien­sten wer­den mit nur ei­nem Klick ein­ge­scannt. Eine hän­di­sche Ver­schlag­wor­tung ist hier nicht not­wen­dig, da die Text­er­ken­nung ein spä­te­res Wie­der­fin­den ü­ber die Sen­dungs­num­mer pro­blem­los er­mög­licht.

Original­dokumente bearbeiten

Für den über­grei­fen­den An­satz des bitfarm-Dokumenten­management­systems ist die Ar­beit mit Office-Doku­men­ten ein wich­ti­ger Be­stand­teil. bitfarm-Archiv bie­tet die er­for­der­li­chen Werk­zeu­ge, um Do­ku­men­ta­ti­o­nen und Hand­bü­cher, Ver­trags­vor­la­gen, Schrift­wech­sel, News­let­ter oder sons­ti­ge Do­ku­men­te zu er­stel­len, zu be­ar­bei­ten und zu ver­öf­fent­li­chen.

Die Ver­si­onie­rung als Be­stand­teil der Enter­prise-Version spei­chert zu je­dem Do­ku­ment un­ter­schied­li­che Be­ar­bei­tungs­stän­de ab. Der Auf­ruf kann je­der­zeit über den But­ton "Ori­gi­nal­da­tei" er­fol­gen und die wei­te­re Be­ar­bei­tung, z. B. in MS-Word, Open-Office oder CAD (bei Zeich­nun­gen) statt­fin­den. Wie auf dem Screen­shot zu se­hen ist, kön­nen ne­ben der ak­tu­el­len auch äl­te­re Ver­si­o­nen an­ge­zeigt und als Vor­la­ge für ein neu­es Do­ku­ment ver­wen­det wer­den. Die Kurz­in­fos zei­gen den je­wei­li­gen Be­ar­bei­tungs­stand an.

Check-In und Check-Out er­mög­li­chen ei­nen ex­klu­si­ven Schreib­zu­griff und ver­hin­dern Kon­flik­te. Der Admin hat ebenfalls eine Übersicht auf alle ausgecheckten Dokumente und kann die User darauf hinweisen, falls der Check-In vergessen wurde.

Arbeiten im Team

Um QM-Richt­li­ni­en zu er­fül­len, lässt sich mit den Work­flow-Funk­ti­onen des bitfarm DMS ein 4- oder 6-Au­gen Prin­zip re­ali­sie­ren. Dazu muss je­des Do­ku­ment in ei­nen Prü­fungs- und Frei­gabe­work­flow ein­tre­ten. In Bei­spiel III. se­hen Sie ei­ne ty­pi­sche Feld­kon­fi­gu­ra­tion, mit der dies um­ge­setzt wird. Für Do­ku­men­te kann auch ei­ne Le­bens­dau­er de­fi­niert wer­den, bei de­ren Über­schrei­tung sie un­gül­tig wer­den o­der ak­tu­a­li­siert wer­den müs­sen. Ü­ber ent­spre­chen­de Ab­fra­gen ist für jed­en An­wen­der er­sicht­lich, wel­che Ar­bei­ten an­ste­hen (Beispiel IV.).

Wäh­rend ein Do­ku­ment in der Zeit der Er­stel­lung und Be­ar­bei­tung nur für ei­nen klei­nen Kreis sicht­bar ist, än­dert sich dies mit er­rei­chen der Frei­ga­be. Jetzt ist das Do­ku­ment für ei­nen grö­ßeren Kreis ver­füg­bar und er­setzt ggf. das Vor­gän­ger­do­ku­ment, das als "ver­al­tet" mar­kiert wer­den kann. Erst wenn ein neu­es Do­ku­ment oder eine neu­e Ver­si­on die Frei­gabe er­reicht hat, steht sie für al­le Be­rech­tig­ten zur Ver­fü­gung.

Die Tref­fer­lis­te lässt sich üb­ri­gens von je­dem An­wen­der für je­des "Ar­chiv" frei ein­rich­ten. Po­si­ti­on, Grö­ße, Spal­ten, Fil­ter und Sor­tie­rung merkt das DMS sich au­to­ma­tisch, wie auch die sons­ti­ge Fen­ster­auf­tei­lung des je­wei­li­gen Be­nut­zers. Lis­ten las­sen sich zur wei­teren Aus­wer­tung mit ei­nem Klick nach Ex­cel, Open-Office oder CSV ex­por­tie­ren.

Die Wiedervorlage

Für die Auf­ga­ben­ver­wal­tung ste­hen nicht nur in je­dem Ar­chiv und für je­den An­wen­der un­ter­schied­li­che Ab­fra­gen (s.o.) be­reit, auch die Wie­der­vor­la­ge/Auf­ga­ben Lis­te kann zur Re­ali­sie­rung von Do­ku­men­ten­pro­zes­sen ge­nutzt wer­den. Do­ku­men­te las­sen sich mit ei­nem Klick in die ei­ge­ne Auf­ga­ben­lis­te le­gen, oder auch in die Lis­te an­de­rer Be­nut­zer. Da­für gibt es ei­ne Fa­vo­ri­ten­funk­ti­on, um häu­fig wie­der­keh­ren­de Vor­gän­ge per Maus­klick an die ent­spre­chen­den Per­so­nen wei­ter­zu­lei­ten. Pro­gram­mier­te Work­flows des DMS fül­len au­to­ma­tisch die Auf­ga­ben­lis­te der be­tref­fen­den Be­nut­zer. Da­zu kann bei­spiels­wei­se auch die Än­de­rung an ei­nem Do­ku­ment füh­ren, das ein Be­nut­zer a­bon­niert hat, e­ben­so wie ein Work­flow aus dem Ver­trags­ma­nage­ment oder eine an­ste­hen­de Rech­nungs­prü­fung und vie­les mehr.

Die Wie­der­vor­la­ge/Auf­ga­ben­lis­te hat den Vor­teil, dass sie nicht vom Be­nut­zer an­ge­klickt wer­den muss, son­dern sich selbst­stän­dig mel­det, so­bald neue Auf­ga­ben an­ste­hen. Das funk­ti­o­niert so­gar, wenn der An­wen­der das DMS gar nicht ge­öf­fnet hat - ü­ber ein Tray-Icon, das beim Start des Com­pu­ters mit­ge­la­den wird. Die­ses weist den An­wen­der auf neue Auf­ga­ben hin und zwar re­gel­mä­ßig, bis der An­wen­der den Vie­wer star­tet und sich über sei­ne Auf­ga­ben in­for­miert.

Auf­ga­ben kön­nen auch wei­ter­ge­lei­tet wer­den. Über die Con­trol­ler-Funk­tion ist so­wohl für den Wei­ter­lei­ten­den als auch für den Ur­he­ber der Auf­gabe je­der­zeit nach­voll­zieh­bar, wo sich die­se ge­ra­de be­fin­det. Bei Über­schrei­tung des ge­setz­ten Zeit­li­mits er­folgt au­to­ma­tisch eine Es­ka­la­ti­ons­be­nach­rich­ti­gung an den Con­trol­ler. Ab­we­sen­heits­funk­ti­o­nen er­mög­li­chen zu­dem die Wei­ter­lei­tung an Stell­ver­tre­ter im Ur­laubs- und Krank­heits­fall. Al­ter­na­tiv kön­nen Auf­ga­ben auch an Grup­pen de­le­giert wer­den.

Nachvollzieh­barkeit

bitfarm-Archiv DMS spei­chert zu je­dem Do­ku­ment eine "un­be­stech­li­che" His­to­rie sämt­li­cher Ak­ti­o­nen. Ent­spre­chend be­rech­tig­te Be­nut­zer kön­nen die­se ein­se­hen (Beispiel VI).

Da­raus wird er­sicht­lich, wel­cher Be­nut­zer ei­ne No­tiz an­ge­bracht oder Feld­wer­te ge­än­dert hat, wer ein Do­ku­ment über­ar­bei­tet, ge­druckt oder per E-Mail ver­schickt hat, wie ein Work­flow ge­lau­fen ist und so­gar wel­cher Be­nut­zer ein Do­ku­ment be­trach­tet hat (wenn kon­fi­gu­riert). Per­so­nen­be­zo­ge­ne Aus­wer­tun­gen sind je­doch (mit Bord­mit­teln) aus ge­setz­li­chen Grün­den nicht mög­lich.

Verwaltung

Ein ty­pi­sches Ein­satz­ge­biet von bitfarm-Archiv sind Ver­wal­tun­gen al­ler Art. So­wohl in Un­ter­neh­men als auch in öf­fent­li­chen Ver­wal­tun­gen fal­len die un­ter­schied­lichs­ten Do­ku­men­te an, die struk­tu­riert und in Form elek­tro­ni­scher Ak­ten re­vi­sions­si­cher ab­ge­legt und schnell wie­der­ge­fun­den wer­den müs­sen. Die da­zu not­wen­digen Da­ten- und Be­rech­ti­gungs­struk­tu­ren las­sen sich leicht an­le­gen und in Teil­be­rei­che ko­pie­ren und ver­er­ben.

Für das Ver­trags­ma­nage­ment bie­tet die En­ter­prise-Version ei­ni­ge Son­der­funk­ti­o­nen, die Ver­trags­da­ten er­fas­sen und de­zi­dier­te Aus­wer­tun­gen er­lau­ben. Work­flows le­gen Ver­trä­ge au­to­ma­tisch dem zu­stän­di­gen Mit­ar­bei­ter o­der der zu­stän­digen Grup­pe vor, wenn ein mög­li­cher Kün­di­gungs­ter­min be­vor­steht. So las­sen sich lau­fen­de Kos­ten mi­ni­mie­ren, in­dem nicht mehr be­nö­tig­te Ver­trä­ge recht­zei­tig ge­kün­digt wer­den kön­nen.

E-Mail Archi­vierung

E-Mails sind eine wei­te­re wich­ti­ge Do­ku­men­ten­form, die aus der Ge­schäfts­welt nicht mehr weg­zu­den­ken ist. Sie müs­sen in­zwi­schen eben­so ar­chi­viert wer­den, wie al­le an­de­ren Do­ku­men­te.

bitfarm-Archiv DMS bie­tet für die­ses Me­dium gleich meh­re­re Mög­lich­keiten an. Auf­trags­be­zo­ge­ne E-Mails, oder E-Mails mit Pro­jekt­be­zug las­sen sich z. B. di­rekt aus Out­look in das DMS ein­stel­len und bei der Ge­le­gen­heit gleich mit der rich­ti­gen Ak­te oder dem Pro­jekt ver­bin­den (Klas­si­fi­zie­ren). Au­to­ma­ti­sche E-Mail Ar­chi­vie­rung ist über den Ser­ver mög­lich, hier grei­fen die Re­geln des DMS. Auch POP3- und IMAP4-Kon­ten las­sen sich di­rekt mit Ar­chi­ven des DMS ver­bin­den und au­to­ma­ti­siert ab­ho­len.

Dar­ge­stellt wird ei­ne ar­chi­vier­te E-Mail im Vie­wer wie je­des an­de­re Do­ku­ment. Ähn­lich wie bei Office-Do­ku­men­ten kann über den But­ton "Ori­gi­nal­da­tei" die E-Mail im in­stal­lier­ten E-Mail Pro­gramm ge­öf­fnet wer­den - oh­ne das die­se dort noch exis­tie­ren muss. E-Mails kön­nen dann Vor­gän­gen, Pro­jek­ten oder Ak­ten zu­ge­ord­net wer­den, glei­ches gilt für de­ren An­hän­ge, die als ei­gen­stän­dige Do­ku­men­te im DMS er­schei­nen aber stets mit der E-Mail ver­knüpft blei­ben.

Na­tür­lich kann bitfarm-Archiv DMS E-Mails nicht nur ar­chi­vie­ren, son­dern auch ver­sen­den. Über die MAPI-Schnitt­stel­le funk­ti­o­niert das mit al­len gän­gi­gen E-Mail Sys­te­men. Über SMTP kann der Work­flow eben­falls mit E-Mail-Un­ter­stüt­zung ab­lau­fen, in­dem pa­ral­lel zum Er­schei­nen neu­er Auf­ga­ben in der Auf­ga­ben­lis­te auch ei­ne E-Mail an den be­tref­fen­den Be­nut­zer ver­sen­det wird. Da­bei kön­nen res­sour­cen­spa­ren­de DOCID-Hy­per­links ver­wen­det wer­den, die auf das Do­ku­ment im DMS re­fe­ren­zie­ren.

Es be­steht die Mög­lich­keit aus­ge­wähl­te Be­rei­che ei­nes Do­ku­ments di­rekt aus dem Vie­wer he­raus un­kennt­lich zu ma­chen. So kön­nen in ei­ner E-Mail bei­spiels­wei­se die Prei­se ge­schwärzt wer­den. Au­ßer­dem kön­nen Do­ku­men­te un­ter­schrie­ben und/oder ge­stem­pelt und an­schlie­ßend als PDF ver­sen­det wer­den.

Bildarchiv

Bil­der und Lay­outs kön­nen eben­falls im DMS ab­ge­legt wer­den. bitfarm-Archiv un­ter­stützt ne­ben den gän­gigen Bild­for­ma­ten auch ei­ne Rei­he von For­ma­ten aus dem De­sign­be­reich wie Adobe Illus­tra­tor. Da­bei kann die Soft­ware Bil­der bei Be­darf au­to­ma­tisch ver­klei­nern, falls Be­nut­zer un­wis­sent­lich oder ver­se­hent­lich sehr gro­ße Bil­der von Di­gi­tal­ka­me­ras ein­stel­len. Da­mit wird ei­ne sinn­vol­le Spei­cher­platz­nut­zung ga­ran­tiert. Wo ho­he Auf­lö­sun­gen ge­wünscht sind, be­hält bitfarm-Archiv DMS dies­e na­tür­lich bei. Auch EXIF-Da­ten kön­nen au­to­ma­ti­siert aus Bil­dern ge­le­sen und in Fel­dern ge­spei­chert wer­den.

Weitere Datei­formate

Ob­wohl sie den "Doku­ment"-Be­griff weit aus­deh­nen, kön­nen in bitfarm-Archiv DMS auch Fil­me oder mp3 Da­tei­en ab­ge­legt wer­den. So ver­wal­tet bei­spiels­wei­se ei­ne Künst­ler­agen­tur Be­wer­bun­gen, Schrift­wech­sel und Per­for­mance­bei­spie­le ge­mein­sam in bitfarm-Archiv. De fac­to kann je­de Da­tei, so­gar aus­führ­ba­re Pro­gram­me o­der Pro­gramm­code in das Sys­tem ein­ge­stellt wer­den (wenn der Ad­mi­nis­tra­tor es er­laubt). Dies wird et­wa im Ma­schi­nen­bau ver­wen­det, wo zu ei­ner Ma­schi­ne und de­ren Do­ku­men­ten auch Steu­erungs­pro­gram­me zäh­len.

Arbeiten mit mehreren Dokumenten

Ist es not­wen­dig, meh­re­re Do­ku­men­te pa­ral­lel zu be­trach­ten oder zu be­ar­bei­ten, ge­nügt ein Dop­pel­klick und das Do­ku­ment wird in ei­nem se­pa­ra­ten Fens­ter ge­öf­fnet. Hier kann das Do­ku­ment in ei­ner gro­ßen An­sicht ge­le­sen und Gra­fik­lay­er (Notizen, Stempel, Markierungen, etc.) kön­nen be­ar­bei­tet wer­den. Das Fens­ter ist un­ab­hän­gig vom Vie­wer und frei po­si­ti­o­nier­bar, z. B. auf ei­nem zwei­ten Bild­schirm. Die Po­si­ti­on wird ge­merkt, so­dass Do­ku­men­te zu­künf­tig im­mer dort ge­öf­fnet wer­den.

Es las­sen sich be­lie­big vie­le sol­cher Editor-Fens­ter pa­ral­lel öff­nen. Der Edi­tor er­laubt auch den Zu­griff auf die "pri­va­ten An­no­ta­tions", ei­nen gra­fi­schen In­fo­lay­er, der für je­den Be­nut­zer auf je­dem Do­ku­ment be­reit­steht und für an­de­re Be­nut­zern nicht ein­seh­bar ist - es sei denn, sie sind da­zu ein­ge­la­den.

Mobiler Web-Viewer

Der Web-Viewer ermöglicht es, unabhängig vom Betriebssystem, auch unterwegs auf die Dokumente zugreifen zu können. Die gängigsten Browser werden dabei unterstützt und es müssen keine weiteren Installationen vorgenommen werden. Die wichtigsten Funktionen des Windows-Client stehen hier zur Verfügung, um Dokumente schnell bearbeiten, archivieren oder weiterleiten zu können. Ein HTTPS-Server sorgt für eine verschlüsselte Kommunikation und sichert Ihre vertraulichen Daten auch unterwegs vor einem unbefugten Zugriff.