bitfarm-Archiv - das umfassende Open Source Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Die Editionen
Das Open-Source DMS bietet bereits in der Freeware GPL-Edition vollständige DMS-Funktionalität und ist sowohl für den privaten, als auch gewerblichen Einsatz dauerhaft kostenlos. Mit der größeren Enterprise-Edition, welche ebenfalls GPL-lizenziert und damit lizenzkostenfrei ist, erhalten Unternehmen, Institutionen und Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung eine Software für anspruchsvolle DMS-Anwendungen, wo verstärkt Compliance-Anforderungen, Integration in bestehende IT-Umgebungen, Individualisierungsmöglichkeiten und On-Premise-Verfügbarkeit, sowie priorisierter Support wichtig sind.
Umfassend, im Sinne von...
bitfarm-Archiv DMS realisiert nicht nur die elektronische Archivierung von Papier- und digitalen Dokumenten auf Basis der geltenden Vorschriften (GoBD, DSGVO), sondern geht weit darüber hinaus. Mit den Workflow Funktionen definieren und steuern Sie sämtliche dokumentengebundenen Prozesse in Ihrem Unternehmen. Eskalationsstufen und Vertreterregelungen gehören genau so dazu, wie gemeinsames Arbeiten an Dokumenten mit automatischer Versionierung. Multi-Mandantenfähigkeit, selbstständige Aktenbildung, die spezifische Unterstützung von Rechnungsprozessen (E-Rechnung, Prüfung, Vorkontierung) und ein effizientes Vertragsmanagement machen das DMS zu einem echten Allrounder im betrieblichen Umfeld. Selbstverständlich ist dabei die nahtlose Anbindung an E-Mail, Office, CRM, ERP, FiBu & Co. Aber auch sehr spezifische Anforderungen lassen sich dank http-API, CSV-/XML-Datenaustausch, Server- und Clientside Scripting einfach implementieren und schnell produktiv stellen.
Der praktische Einsatz
Die Antwort auf die Frage: „Wo finde ich die Information xy?“ lautet bei bitfarm-Archiv Usern: „Natürlich im DMS!“ Und zwar in Sekundenschnelle, selbst aus hunderttausenden Dokumenten. Dabei wird dem Anwender die Erfassung von Dokumenten denkbar einfach gemacht. Zwischen 50 und 90 Prozent aller Dokumente laufen ohnehin komplett automatisiert in das digitale Archiv. Für den verbleibenden Rest gibt es Tools wie die Verschlagwortungshilfe, OCR-Texterkennung, Sortier- und Verschlagwortungsregeln, sowie KI-Assistenz (beta). Zeiten, in denen für jedes Dokument dutzende Felder von Hand ausgefüllt werden mussten, sind mit bitfarm-Archiv Geschichte. 25 Jahre Made in Germany, mehr als 1000 zufriedene Enterprise Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen, sowie unzählige Installationen der GPL-Version, die im privaten Umfeld oder in kleinen Betrieben ihren Dienst tun, das ist hingegen die bitfarm-Archiv Geschichte. Erfahren Sie im Folgenden gerne mehr.
Die wichtigsten ökonomischen Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements
bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement bietet alle Funktionen eines digitalen Archivsystems, Dokumentenmanagementsystems und Enterprise-Content-Management-Systems. Einige ausgewählte Funktionen stellen wir Ihnen bereits hier vor.
Enterprise Content Management (ECM) besteht aus einer Reihe von definierten Prozessen, Strategien und Werkzeugen, die es einem Unternehmen ermöglichen, wichtige Informationen effektiv zu beschaffen, zu organisieren, zu speichern und an seine Mitarbeiter oder Kunden weiterzugeben.
Erfahren Sie mehr über die in 2018 in Kraft getretene EU-Datenschutzgrundverordnung und die darin festgelegten Regeln zum Schutz personenbezogener Daten.
Ein Workflow besteht aus einem oder mehrere Prozessen, wobei diese nacheinander oder gleichzeitig ablaufen können. Workflows sind ein integraler Bestandteil in nahezu jedem Unternehmen und ermöglichen bei richtiger Anwendung signifikante Zeitersparnisse.
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Die Enterprise-Edition bietet hingegen effizientes Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management speziell für die Anwendung in mittelständischen Unternehmen, Institutionen und Behörden.
Mit der bitfarm-Archiv mobile App haben Sie Ihre Dokumente überall dabei.
Dokumentenmanagement, DMS, ECM ... Was sind eigentlich die Unterschiede?
Dokumentenmanagement = Digitale Verwaltung von Dokumenten. Dokumentenmanagement umfasst die Erstellung, Bearbeitung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten sowie die Suche nach Dokumenten.
DMS = Dokumenten Management System bezeichnet nach der Definition des Gabler Wirtschaftslexikons ein "Softwarepaket für das Dokumentenmanagement", das neben den Standarddiensten zusätzliche Funktionen wie den gleichzeitigen Zugriff mehrerer Nutzer auf ein Dokument, die mehrdimensionale Klassifizierung einzelner Dokumente und eine leistungsfähige Verschlagwortung bietet, sowie die Verwaltung und Prüfung von Zugriffsberechtigungen ermöglicht.
ECM = Enterprise Content Management wird durch die AIIM als eine dynamische Kombination aus Strategien, Methoden und Instrumenten definiert, die Informationen erfassen, verwalten, speichern, bewahren und ausliefern, um zentrale organisatorische Prozesse zu unterstützen. Eine klare Abgrenzung zwischen einem ECM und einem modernen DMS gestaltet sich schwierig, da moderne Dokumentenmanagementsysteme längst nicht mehr nur Dokumente sondern Inhalte unterschiedlichster Formate und Strukturierungsgrade verwalten und bereitstellen.
bitfarm-Archiv in Bild & Ton
Wir laden Sie herzlich ein, einen Blick auf die Funktionsbereiche unserer Software zu werfen. Lernen Sie in wenigen Minuten den Einstieg in das digitale Dokumentenmanagement mit bitfarm-Archiv.
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Service
Wir beraten Sie in allen Fragen rund um Digitalisierung und Dokumentenmanagement mit bitfarm-Archiv.
Überraschend schneller Zugriff auf Ihre Dokumente
Viele Dokumente liegen heute bereits in digitaler Form vor, so dass Textinhalte direkt erreichbar sind. Bei Papierdokumenten ist dies nicht der Fall. bitfarm-Archiv enthält dafür die führende Texterkennungssoftware TESSERACT, welche vollautomatisch übernimmt und den Inhalt verfügbar macht. Das DMS realisiert damit eine Volltextsuche, die dank optimierter Datenbankprogrammierung die passenden Inhalte in Sekundenschnelle auf den Bildschirm bringt, selbst aus hunderttausenden Dokumenten.
Das macht die Arbeit angenehm – und funktioniert genauso schnell und einfach, wie eine Suche im Internet. Reicht die Volltextsuche für bestimmte Aufgabenstellungen nicht aus, bietet die Software umfangreiche Möglichkeiten der Verschlagwortung in Form von passgenau konfigurierbaren Indexfeldern. Damit deren Pflege nicht zu Lasten der Anwender geht, automatisieren Regeln die fortlaufende Bestückung bei einmal angelernten Dokumentenarten. Auf diese Weise erfasste Daten lassen sich auch mit weiteren Softwaresystemen (z. B. FiBu oder ERP) verarbeiten.
Neu: Nutzung eines lokalen LLMs
Interessierte Kunden der Enterprise-Edition können bereits jetzt ein selbst gehostetes LLM mit bitfarm-Archiv betreiben (beta). Die Notwendigkeit für das Erstellen von Regeln für die Verschlagwortung kann dadurch entfallen bzw. reduziert werden.
„Wir schätzen an bitfarm-Archiv besonders, dass die Software so flexibel an unsere Geschäftsprozesse anzupassen ist.“
Thomas Becker, IT-Director, Canton Elektronik GmbH & Co KG
„Das bitfarm-Archiv DMS ist für uns eine Bereicherung. Dass wir Verträge schnell aufrufen und auch verschicken können, ist sowohl für uns als Mitarbeiter als auch für das Unternehmen innovativ.“
Nadine Hnida, Vertragswesen POLO Motorrad.
„bitfarm Archiv ist ein nicht mehr wegzudenkender Grundpfeiler unseres Betriebs. Informationen zu jeder Zeit schnell aufzufinden ist einfach super.“
Klaus Dorner, Geschäftsführer, Autohaus Dorner GmbH & Co. KG
Wir sind immer wieder begeistert von der schnellen, qualifizierten und freundlichen Unterstützung durch das bitfarm-Supportteam. Das Leistungsspektrum ist beachtlich“
Teamleiter IT-Systembetreuung , Hela Gewürzwerk Hermann Laue GmbH
Der bitfarm-Archiv Support ist herausragend. Immer kompetent. Immer freundlich. Immer eine Lösung parat. Immer ein offenes Ohr, für vielleicht auch ausgefallene Anforderungen.“
Rudolf Simon, Leiter IT- und Kommunikationstechnik, Viertel Motoren GmbH
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