Ab jetzt immer pünktlich
Open Source Vertragsmanagement Software
Neben der Verwaltung kaufmännischer und technischer Dokumente gehört das Vertragsmanagement zu den elementaren Funktionen einer Dokumentenmanagement Software. In der Enterprise-Version bietet unser lizenzkostenfreies DMS hierzu eine Reihe von praxisnahen Funktionen.
Viele Verträge verlängern sich nach einer definierten Laufzeit automatisch, sofern sie nicht gekündigt werden. Dazu gehören Miet- und Pachtverträge, Abos, befristete Arbeitsverträge, Mobilfunkverträge und viele andere. Aufgrund der Vielzahl bestehender Verträgen kann es gerade in größeren oder wachsenden Unternehmen schwierig und aufwändig sein, den Überblick über die dazugehörigen Laufzeiten und Kündigungsfristen zu behalten. Werden nicht mehr benötigte Verträge nicht fristgerecht gekündigt, verursachen sie unnötige laufende Kosten. Das muss nicht sein.
„Das bitfarm-Archiv DMS ist für uns eine Bereicherung. Dass wir Verträge schnell aufrufen und auch verschicken können, ist sowohl für uns als Mitarbeiter als auch für das Unternehmen innovativ.“
Nadine Hnida, Vertragswesen POLO Motorrad.
Akten bilden
Ein Vertrag besteht nur selten aus einem einzigen, statischen Dokument. Vielmehr beinhaltet eine Vertragsakte in der Regel zusätzlich Anlagen, Nachträge, Schriftwechsel und Kündigungsschreiben. Die Verwaltung von Verträgen ist demnach ein dynamischer Prozess, bei dem es vor allem darauf ankommt, dass hinzukommende Elemente, einem bereits im System befindlichen Vertrag schnell und sicher zugeordnet werden können.
bitfarm-Archiv vergibt dazu für jeden neuen Vertrag eine systemweit eindeutige, interne Vertragsnummer. Über diese Vertragsnummer werden sämtliche Metadaten geführt, wie etwa der Name des Vertragspartners, Anschrift, Abschlussdatum, Laufzeit, Vertragsgegenstand und vieles mehr. Wird ein Nachtrag in das DMS eingestellt, erhält der Anwender auf Basis einiger Angaben Vorschläge zu bestehenden Vertragsnummern. Die folgende Zuordnung ist eine Sache von Sekunden.
Von jedem Vertragsdokument ausgehend lässt sich übrigens die zugehörige Vertragsakte mit einen Klick vollständig aufrufen. Selbstverständlich sehen die jeweiligen Anwender nur die Teile des Vertrages, die sie berechtigt sind einzusehen.
FAQ - Häufig gestellte Fragen
Was versteht man unter Vertragsmanagement Software?
Können auch kleine Unternehmen davon profitieren?
Was sind die Herausforderungen bei der Implementierung?
Zu den Herausforderungen gehören die Sicherstellung der Datenmigration aus alten Systemen, die Anpassung der Software an spezifische Geschäftsprozesse, die Schulung der Mitarbeiter und die Integration in bestehende Systeme. Ein erfahrener Consultant berät Sie gerne auf Ihre individuellen Bedürfnisse. Besonders die Datenmigration kann aufwendig sein, da alte Verträge oft in unterschiedlichen Formaten vorliegen oder nicht zentralisiert gespeichert sind. Die Anpassung erfordert eine genaue Analyse der bestehenden Prozesse, um die Software optimal einzusetzen, was Zeit und Fachwissen erfordert. Auch die Akzeptanz im Team kann eine Hürde darstellen, da Mitarbeiter neue Arbeitsweisen erst erlernen müssen. Ein gut geplanter Implementierungsprozess ist daher entscheidend, um langfristig von den Vorteilen der Software zu profitieren.
Wie unterscheidet sich eine Cloud-basierte von einer On-Premise-Lösung?
Eine Cloud-basierte Lösung wird über das Internet bereitgestellt und erfordert keine Installation auf lokalen Servern, während eine On-Premise-Lösung direkt auf den internen Servern des Unternehmens installiert wird. Cloud-Lösungen bieten Flexibilität und Skalierbarkeit, während On-Premise-Lösungen oft mehr Kontrolle und Anpassungsmöglichkeiten bieten. Cloud-basierte Systeme sind besonders für Unternehmen attraktiv, die keine eigene IT-Infrastruktur aufbauen möchten, da Updates und Wartung vom Anbieter übernommen werden. Sie ermöglichen zudem einen standortunabhängigen Zugriff, was die Zusammenarbeit in verteilten Teams erleichtert. On-Premise-Lösungen hingegen sind ideal für Firmen, die sensible Daten intern halten müssen, etwa aufgrund strenger Datenschutzvorschriften. Der Nachteil hierbei liegt in den höheren Anfangskosten und dem Bedarf an eigenem IT-Personal für die Wartung.