FAQ - Häufig gestellte Fragen zum bitfarm-Archiv DMS

Für die meisten gängigen betrieblichen Softwaresysteme bietet bitfarm-Archiv DMS eine komfortable Schnittstelle an. Das bedeutet, dass in diesen Systemen erzeugte Dokumente automatisch in das DMS übernommen und ebenfalls automatisch sortiert und klassifiziert werden. Möchte der Benutzer zu einem späteren Zeitpunkt Dokumente zu einem Vorgang, einem Kunden, einem Produkt etc. angezeigt bekommen, so kann er die Suche danach direkt aus dem betrieblichen Softwaresystem starten, in dem das entsprechende Datenfeld markiert und eine einfache Tastenkombination gedrückt wird. Ohne dass dabei große Anpassungsarbeiten erforderlich wären, lässt sich so das Konzept der "führenden Applikation" realisieren. Nicht nur einzelne Dokumente, sondern gesamte Vorgangsakten lassen sich vom führenden System direkt aufrufen und bearbeiten.

Neben dem direkten Zugriff auf Dokumente und Akten spielt der Austausch von Datensätzen zwischen den Softwaresystemen eine große Rolle. Über den mitgelieferten SQL-Mapper ist bitfarm-Archiv in der Lage, dokumenten- und vorgangsbezogene Daten aus jeder ERP-Datenbank zu übernehmen, zu der eine ODBC-Verbindung möglich ist. Der Austausch in umgekehrter Richtung ist über standardisierte Austauschformate möglich: So liefert das DMS entweder auf einem automatisierten Trigger oder durch Benutzeraktion Daten im Text, CSV oder XML-Format.

Eine weitere Spezialisierung der Interaktion ist über die Plugin-Schnittstellen möglich, welche mit vielen Beispielen versehen sowohl auf der Server- als auch auf der Clientseite verfügbar sind. Ein Content-Server nach SAP-Standard ist in der Enterprise-Version ebenfalls implementiert. SAP-spezifisch verfügt bitfarm über Know-how zur Programmierung der RFC-Schnittstelle, Verschlüsselung für HR-Dokumente und vieles andere mehr. Wir bieten zusammen mit unseren Partnern eine breite Palette von Lösungen für unterschiedliche Systeme, neben SAP ERP auch SAP B1, Microsoft Dynamics NAV und AX, Sage, Infor, PSD, GDI, KSR VCS, MACS, JD Edwards, MR Micro, MIV, Winsolvenz, Datev, Vogler & Hauke Professional ERP, AvERP, Ceos, Miclas, Eurotrade, Immoware24, PPeaSe, Brainstorm, IMAS, Agresso, TOPIX, OfficeWare, C-Logic, ZEB, Diamant, M3B, Inteos, Filemaker, Perfektfibu, Access, MR Micro, GeoVision, Lexware, E3, bäumer industry, FUPA, DINAS, TMS, VSB, COLD, System 2000, Carat und andere AS/400 basierte Systeme.

Wenn Sie unsicher sind, ob bitfarm-Archiv mit Ihrer Businesslösung zusammenarbeitet, kontaktieren Sie uns.

Ja, sämtliche automatisch erkannten oder manuell hinzugefügten Informationen zu Dokumenten können mit dem CSV-Exporttool an DATEV (oder ein anderes FiBu-System) übergeben werden. Der Übergang an die FiBu lässt sich dabei transparent in den Dokumentenprozess (Rechnungsprüfungsprozess) einfügen. Das Rechtesystem sorgt dafür, dass die Übertragung an DATEV nur von autorisierten Benutzern ausgelöst wird und beispielsweise auch nur dann, wenn bestimmte Rahmenbedingungen erfüllt sind (Verschlagwortung vollständig, Prüfung erfolgt). Weitere Infos zum Thema DATEV DMS Classic Abkündigung & Umzug.

Das ist generell möglich. bitfarm-Archiv kennt verschiedene CAD-Formate, wie beispielsweise DWG, DWF, DXF, PLT, AKT, SLDPRT, SLDASM, SLDDRW und kann diese direkt im Viewer darstellen. Dazu ist auf den Arbeitsplätzen keine CAD-Installation oder CAD-Viewer erforderlich. Die Dateien können mithilfe der Volltextsuche auch etwa nach Zeichnungsnummer durchsucht werden. Mit einem Klick auf "Originaldatei" öffnet sich die Zeichnung im CAD-System. Natürlich können Zeichnungen auch verschlagwortet und kategorisiert, sowie Projekten zugeordnet werden.

Ja: CDR, EPS, AI, PSD, ZIP, RAR, 7Z, TIF, TIFF, PDF, JPG, BMP, GIF, PNG, HTML, HTM, TXT, XML, ASC, EML, MSG, SLDPRT, SLDASM, SLDDRW, ODT, ODS, ODG, ODP, ODF, OTT, OTP, OTS, OTG, SDW, SXW, STW, SDC, STC, SXC, SDD, STI, SXI, SXD, STD, SDA, SXM, SMF, VOR, AKT, PLT, CSV, XLS, XLT, XLSX, XLSM, XLTX, XLTM, DBF, VCF, DOC, DOT, DOCX, DOCM, DOTX, DOTM, RTF, PPT, PPTX, PPSX, PPS, ASC, DWG, DXF, DWF, PS, PCL, FAX, INI (Funktionsumfang der Enterprise-Version. In der GPL-Version fehlen einige Formate, insbesondere aus dem CAD-Bereich).

Fehlt noch etwas? Bei hier nicht aufgeführten Formaten besteht die Möglichkeit, deren Verarbeitung über ein Server-Plugin zu realisieren. Um für den bitfarm-Archiv-Viewer eine Voransicht zu erhalten, wird ein Command-Line Tool benötigt, das dieses Format in eines der bereits bekannten Formate umwandeln kann, z. B. PDF, TIF, etc. Dieses Command-Line Tool wird dann in den bitfarm-Archiv Server eingebunden und liefert ab sofort die Viewervorschau, sowie durchsuchbare Dokumente. Falls es kein Command-Line Tool für ein bestimmtes Format gibt, so kann dieses Format dennoch in das DMS eingestellt und z. B. verschlagwortet werden. Es wird nur dann keine Vorschau und auch keine Volltextsuche zur Verfügung stehen. Das Suchen über die Zusatzfelder und das Öffnen der Originaldatei ist aber zu jedem Zeitpunkt möglich.

Dokumente können direkt aus dem ERP aufgerufen werden. Der User markiert sein Suchkriterium im ERP einfach mit der Maus bzw. zieht einen Rahmen. Dann wird per Tastendruck die Suche ausgelöst. Die Anzeige der Suchtreffer erfolgt umgehend im DMS-Viewer.

Dieser und andere Aufrufe können auch programmgesteuert erfolgen und als Knopf an verschiedenen Stellen in das ERP-System eingebunden werden. Voraussetzung ist, dass ein Integrator für Ihr ERP-System dies einpflegt. Auch das Übertragen von Informationen aus Dokumenten an ERP-Systeme ist einfach realisierbar.

bitfarm-Archiv DMS unterstützt direkt MS-Outlook mit und ohne Exchange, E-Mail Archivierung direkt auf dem Exchange-Server, Lotus-Notes, Tobit David und viele andere Systeme (alle Systeme, die mit dem EML- oder MSG-Format arbeiten und dies exportieren können). Bei Faxsystemen werden Tobit Faxware/David und MS-Fax unterstützt, wobei auch andere Systeme direkt eingebunden werden können, die Faxe als PDF/TIF in einen vordefinierten Ordner speichern bzw. auf einen vordefinierten Drucker automatisch ausdrucken können.

Ab Version 3.6.1 Enterprise wird auch die Authentifizierung mit OAuth2 bei IMAP-Konten (z.B. Microsoft 365) unterstützt.

Ja, für Controlling und Auswertungszwecke lassen sich frei filterbare Übersichten mit allen verfügbaren Metadaten als zum Beispiel Excel-Liste generieren. Dabei kann aus der Excel-Tabelle über angelegte Hyperlinks direkt auf ein entsprechendes Dokument im DMS gesprungen werden. Beispiel: Excel-Auswertung über alle Rechnungen und deren Beträge, die in den nächsten 2 Wochen zu bezahlen sind. Oder: Auflistung der beförderten Tonnagen des letzten halben Jahres für einen bestimmten Kunden.

bitfarm-Archiv enthält allerdings auch schon von Haus aus eine Tabellenkalkulation. Mit Version 3.6.2 wurde das Gruppieren der Trefferliste eingeführt, zusammen mit Kalkulationsfunktionen. Über eine entsprechende Suche, Sortierung und Filterung der Daten kann so bereits im DMS eine für viele Anforderungen geeignete Darstellung erzielt, und diese als PDF ausgegeben oder gedruckt werden.

Das bitfarm-Archiv DMS wird seit 2001 entwickelt und ist damit eines der am längsten auf dem Markt befindlichen Open Source Dokumentenmanagementsysteme.

Ein Dokumentenmanagementsystem lohnt sich für alle Unternehmen oder Institutionen, die eine gewisse Menge an Dokumenten zu verwalten, zu bearbeiten und zu archivieren haben. Das betrifft klassische Handelsunternehmen mit Rechnungen und Lieferscheinen ebenso wie Unternehmen, in denen gemeinsam an Office-Dokumenten gearbeitet wird. Das System lohnt sich also überall dort, wo Dokumente ankommen, erstellt, bearbeitet und abgelegt werden und ohne lange Suchzeiten wieder auffindbar sein müssen.

Ebenfalls interessant ist ein DMS für Unternehmen und Institutionen, in denen eine höhere Transparenz der dokumentenbezogenen Prozesse gewünscht ist. Ein weiterer guter Grund für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist der Wunsch oder die Notwendigkeit, das Unternehmens-Know-how für alle (berechtigten) Mitarbeitern besser zugänglich zu machen (Wissensdatenbank, Wissensmanagement).

Auch zur Umsetzung von Auflagen, wie Sie aus Compliance-Anforderungen, z. B. der ISO 9001 ff. entstehen, oder zur Einhaltung der Vorschriften der Finanzbehörden (Archivierungspflicht, Forderung: Digitale Archivierung von originär digitalen Dokumenten wie z. B. E-Mails), wird bitfarm-Archiv regelmäßig eingesetzt.

Der wichtigste Unterschied zu anderen DMS ist sicherlich der Open-Source-Entwicklungsgedanke. Dadurch, dass keine Lizenzkosten anfallen ist, bitfarm Archiv sowohl in der Anschaffung als auch im laufenden Betrieb deutlich kostengünstiger, als ein proprietäres System mit vergleichbarem Leistungsumfang. Die Open-Source-Basis sorgt mit flexiblen Anpassungsmöglichkeiten und offenen Standards außerdem für die Zukunftssicherheit des Systems.

Die Benutzeroberfläche des Viewers wird als typische Windows-Applikation von den meisten Benutzern sofort verstanden. Zudem überzeugt das System mit einer performanten Suche und der sofortigen Darstellung verschiedenster Dokumentenformate, ohne störende Unterfenster. Da Schulungskosten minimiert werden können und zügig eine hohe Benutzerakzeptanz erreicht wird, können DMS-Projekte schnell erfolgreich werden. Der Webviewer für den Browser und die App für Smartphones und Tablets entsprechen dem Windows-Pendant weitestgehend und ermöglichen den effizienten Zugriff - auch für mobile Benutzer.

Die leistungsstarke Volltextsuche im Suchmaschinen-Stil ermöglicht die Eingabe eines oder mehrerer Suchbegriffe (auch Bestandteile). Marktführende Texterkennungskomponenten, die von bitfarm-Archiv eingesetzt werden, sorgen dabei für zuverlässiges Auffinden der Begriffe in gescannten Papierdokumenten. Digitale Dokumente, Office-Dateien, E-Mails, PDFs, etc. sind natürlich genauso schnell und einfach zu finden.

bitfarm-Archiv richtet sich - vor allem mit der Enterprise-Edition - also an all diejenigen, die eine umfassende, komfortable und anpassungsfähige DMS-Unternehmenslösung zu wirtschaftlichen Konditionen suchen.

Bei gleichen Anforderungen dauert die Einführung des bitfarm-Archiv DMS nicht länger als die anderer Dokumentenmanagementsysteme. Steigen die Anforderungen, etwa dadurch, dass während des Projekts der Wunsch aufkommt, die vielfältigen Möglichkeiten des bitfarm DMS voll auszuschöpfen, nimmt das natürlich etwas mehr Zeit in Anspruch. Gut investierte Zeit, denn eine feine Abstimmung des Systems auf die individuellen Anforderungen lohnt sich. Durch weitreichende Automatisierung und Anpassung z. B. der Menüs, können Dokumentenprozesse im Unternehmen so optimiert werden, dass jeder unnötige Mausklick für den Anwender vermieden wird. Das führt zu effizienteren Prozessen und steigert die Produktivität UND Motivation der Mitarbeiter. Die übersichtliche und intuitiv zu bedienende Oberfläche reduziert den Schulungsaufwand überdies auf ein Minimum. Außerdem ist die Aufgabenverteilung zwischen bitfarm und dem Kunden flexibel anpassbar - hier können z. B. bei aktiver Beteiligung der IT-Abteilung des Kunden Zeit und Kosten gespart werden.

Wir verfolgen bei allen unseren DMS Projekten das Ziel, den perfekten Mix aus strukturiertem, analytischem Vorgehen und einer eher pragmatischen Herangehensweise zu finden. So werden bei bitfarm-Projekten für kleinere Unternehmen nicht unbedingt Tage in die Theorie gesteckt, sondern eher relativ schnell eine aus Erfahrung "gute" Konfiguration erstellt, die dann über praktische Probeläufe getestet und verfeinert wird. Entscheidend ist hier vor allem die Erfahrung des bitfarm-Beraters vor Ort, der sich mit dem DMS einerseits und typischen Branchenanforderungen andererseits auskennt und so schnell zu guten Lösungen kommt. Die bitfarm GmbH und ihre Partner verfügen über entsprechend erfahrenes Personal und ermöglichen die schnelle und zielgerichtete Umsetzung von DMS-Vorhaben bei überschaubarem Zeit- und Kostenaufwand.

Im Mittelstand, in der öffentlichen Verwaltung oder in der Hochtechnologie hingegen liegt die Gewichtung eher auf ingenieurmäßiger, planerischer Tätigkeit und entsprechender Projektierung, da in diesen Bereichen die Anforderungen in der Regel deutlich komplexer sind. Eine enge Zusammenarbeit zwischen dem bitfarm-Berater vor Ort und den Projektverantwortlichen ist hier genauso erforderlich wie umfangreicher Know-how Transfer unter den handelnden Personen. Entsprechende Projekte der Vergangenheit dokumentieren die Kompetenz in diesem Bereich.

Ja, bitfarm-Archiv integriert sich direkt in MS-Office. Über ein Icon / Ribbon in der Oberfläche können Sie ein Dokument direkt in das DMS einstellen und dabei gleich klassifizieren oder einen Workflow starten. Aus dem DMS-Viewer heraus kann das Dokument dann wieder in Office geöffnet werden. Check-Out und Check-In schaffen Sicherheit bei der Bearbeitung. Die automatische Versionierung von bitfarm-Archiv gewährt jederzeit einen Überblick über die Entwicklung eines Dokumentes.

Die GPL-Version kann frei heruntergeladen werden. Die Enterprise-Version wird im Rahmen eines Projektes kostenlos mitgeliefert.

Ein Projekt bzw. dessen Kosten pauschal zu definieren, ist recht schwierig (Vergleichbar mit der Frage: Was kostet ein Auto? Hier müsste man wohl auch erst einmal wissen, wozu es primär eingesetzt werden soll, Typ, Leistung, Ausstattung, etc.). Es kommt also auf die Anforderungen an, die durch bitfarm im Projekt umgesetzt werden sollen. Diese rangieren von sehr wenigen bei kleinen Projekten, wo lediglich die Software installiert und eine kurze Einweisung vorgenommen wird, bis hin zu sehr vielen Anforderungen bei komplexen Projekten im Mittelstand und Konzernumfeld mit vielen Abteilungen und abzubildenden Prozessen. Am besten, Sie schildern uns Ihre Anforderungen, die favorisierte Vorgehensweise und ggf. an welchen Punkten Sie selbst aktiv werden wollen (z. B. bei Clientinstallation, Konfiguration, Schulung der Mitarbeiter, etc.). Daraufhin können wir Ihnen ein individuelles Angebot erstellen.

Eine Übersicht der wesentlichen Unterscheidungsmerkmale finden Sie unter GPL-Enterprise-Vergleich.pdf

Für die GPL-Version gibt es Unterstützung z.Z. nur per SourceForge Forum ohne Garantie auf eine zeitnahe Bearbeitung. Für die Enterprise-Version ist der Enterprise-Support verfügbar, der direkt per Telefondurchwahl erreichbar ist und per Fernzugriff oder vor Ort schnell und kompetent weiterhilft. Für die Enterprise-Version können auch SLAs abgeschlossen werden, um eine hohe Verfügbarkeit zu gewährleisten.

Der Enterprise-Softwaresupport der bitfarm GmbH ist die zentrale Anlaufstelle für alle Fragen rund um das DMS. Das Supportteam sitzt Tür an Tür mit den Entwicklern des DMS und kann daher Informationen und Hilfestellung aus erster Hand liefern. Neben Hilfestellung zur Bedienung, Fragen zu technischen und organisatorischen Themen steht den Kunden der bitfarm GmbH und Partnern auch aktive Unterstützung bei Konfiguration und Anpassung des Enterprise-DMS zur Verfügung.

Kunden erhalten über den Supportvertrag auch eine garantierte Reaktionszeit von maximal zwei Stunden bei kritischen Problemen. Auch alle Updates und Patches sind kostenlos im Softwaresupport erhalten. Durch den Supportvertrag profitieren Kunden außerdem von reduzierten Stunden- und Tagessätzen für Schulungen, Konfiguration oder individuellen Programmanpassungen.

Leider Nein. bitfarm-Achiv DMS ist eine Client-Server Applikation, die im Einsatz ab ca. 5 Benutzern Sinn macht und einen Server voraussetzt. Dadurch, dass eine Datenbank und weiteres installiert werden muss, ist der Aufwand für ein Einzelplatz-System zu hoch; außerdem gibt es für einfache Aufgaben z. B. von Privatanwendern auch günstige Systeme wie Paperport oder Maxxarchiv.

In der Enterprise-Version gibt es die Funktion "Export auf selbsttragendes Archiv", mit dessen Hilfe ein komplettes Programm erzeugt werden kann, welches dann als Einzelplatzlösung lauffähig ist. Dieses Programm, der Offline-Viewer, ist allerdings als reiner Einzelplatz-Rechercheclient konzipiert.

Wenn von einem anderen DMS / Archivsystem auf bitfarm-Archiv unter Übernahme aller Dokumente und Metadaten umgestellt werden soll, muss es eine Möglichkeit geben, die Daten und Dokumente aus dem alten DMS zu exportieren. Hier ist also der Hersteller des bisherigen DMS gefragt, ob es eine solche Möglichkeit gibt. Vielfach werden Dokumente und Daten aber - wie übrigens auch in bitfarm-Archiv - in standardisierten Formaten abgelegt. bitfarm-Archiv nutzt hier das TIF-Format und die Originaldateiformate, z. B. bei Office-Dokumenten und E-Mails. Auch PDF(/A) wird häufig verwendet und kann direkt in bitfarm-Archiv importiert werden. Liegen Metadaten in Standardformaten wie XML, SQL, DBF, ASCII etc. vor, ist auch hier eine Übernahme einfach zu realisieren. Bei Datenbanken ist ein lesender Zugriff notwendig, damit die Daten exportiert werden können.

Einige Anbieter verwenden allerdings proprietäre binäre Dokumentencontainer für die Speicherung und bieten auch keine Exporte in Standardformate an. In diesen Fällen kann eine Umstellung schwierig sein. Kontaktieren Sie uns im Zweifelsfalle, wir versuchen weiterzuhelfen.

Die Übernahme von Dokumenten und Suchdaten (Metadaten) aus anderen DMS-Anwendungen ist mit bitfarm-Archiv dann möglich, wenn diese Systeme die Daten unverschlüsselt vorhalten bzw. eine Exportmöglichkeit zur Verfügung stellen. Nicht bei allen, jedoch bei den meisten Dokumentenmanagementsystemen trifft das zu (DMS ohne "Lock-in-effekt"). So wurden in der Vergangenheit bereits mehrfach Projekte von bitfarm oder einem qualifizierten Partner erfolgreich durchgeführt, bei denen auch die Migration der Dokumente und Metadaten aus elo, Easy, Docuware, Habel, IBM Content Manager, D3 oder Hyparchiv nach bitfarm-Archiv notwendig war. Es ist dennoch sinnvoll dies schon im Vorfeld abzuklären.

Das ist möglich, denn bei bitfarm-Archiv werden alle Dokumente im revisionssicheren TIF-Format und zusätzlich im Originalformat (z. B. bei Office, E-Mail, CAD,...) abgelegt. Der Administrator behält volle Zugriffsberechtigungen und kann Dokumente damit in andere Systeme migrieren. Die Metadaten liegen in einer MySQL-Datenbank, zu welcher der Kunde selbst die Zugangspasswörter festlegt. Somit ist mit einfachen SQL-Scripts auch die Übernahme der Metadaten möglich.

Außerdem gibt es innerhalb der Software auch Exportmöglichkeiten, die entweder automatisiert auf Serverbasis laufen, oder vom (entsprechend berechtigten) Benutzer im Viewer verwendet werden können.

Jeder Benutzer kann für sich selbst oder vom Administrator vorgegeben verschiedene Anpassungen an der Oberfläche vornehmen. Das fängt mit dem Ein- und Ausblenden verschiedener Menüs an, geht über individuelle Such- und Weiterleitungsfavoriten bis hin zu gespeicherten Abfragen und individuellen Plugin-Funktionen. Dabei merkt sich die Software stets den Zustand der Oberfläche, wenn sie beendet wird und taucht beim nächsten mal wieder genau so auf. bitfarm-Archiv eignet sich nicht nur sehr gut für den Einsatz mit mehreren Bildschirmen, dies wird sogar empfohlen.

Ja, eine Dublettenprüfung ist in bitfarm-Archiv DMS integriert.

Eine Massenverarbeitung ist problemlos möglich – bitfarm-Archiv ist für größere Dokumentenmengen vorgesehen! Beim Erfassen von Dateien können ganze Ordner mit Unterordnern gleichzeitig dem DMS zugeführt werden. Ähnlich sieht es bei E-Mail und Faxen, sowie Druckausgaben verschiedener anderer Softwaresysteme aus. Beim Scannen können Barcodes verwendet werden, um Dokumente voneinander zu trennen. Die Verarbeitung im DMS kann über Regeln automatisiert werden, so dass die Sortierung, die Klassifizierung und der Workflow vollautomatisch für kleine wie große Dokumentenmengen ablaufen.

Wenn über einen Workflow oder per Wiedervorlage ein Dokument zur Bearbeitung ansteht, erhält der Benutzer eine Benachrichtigung nicht nur im Viewer sondern auch z. B. bei geschlossenem Programm über ein Tray-Icon, alternativ auch per E-Mail.

In der Enterprise-Version können Benutzer sich auch aktiv über anstehende Aufgaben aus Lesezeichen per E-Mail informieren lassen.

Dokumente können im DMS nach verschiedenen Kriterien abgelegt werden. Zunächst einmal werden sie im Archivbaum richtig einsortiert, wobei durch Verknüpfungen auch Zusammenhänge mit anderen Archiven / Dokumenten dargestellt werden können. Im jeweiligen Archiv stehen die verschiedenen Klassifizierungs-, Status- und Datenbankfelder zur Verfügung. Hier gibt es viele verschiedene Ausprägungen, die vom Administrator definiert werden. Manche Felder sind optional, andere als Pflichtfelder definierbar. Wenn ein Dokument abgelegt wird, so kann bzw. muss der Benutzer die Datenfelder ausfüllen. Dabei hilft die Software z. B. durch Auswahlfelder und eine integrierte, intelligente Stammdatenpflege Tippfehler zu vermeiden. Bei Scans kann der Benutzer auch einfach einen Rahmen um einen Bereich ziehen, um ein Datenfeld vom Computer über das OCR-Verfahren füllen zu lassen. Auch eine automatische, regelbasierte Klassifizierung ist möglich, bei der der Benutzer im Idealfall gar nichts eingeben muss, sich das Erfassen eines Dokumentes z. B. auf das reine Scannen beschränkt.

Wichtig bei der Klassifizierung von Dokumenten im Unternehmenseinsatz ist häufig die Zuweisung zu einem Projekt oder Vorgang. bitfarm-Archiv bietet hier elektronische Vorgangsakten und Verknüpfungen an. Auch dabei gibt es einen hohen Automatisierungsgrad. Bestimmte Dokumente werden automatisch in die passende Akte einsortiert, auch Fremddokumente können bei Vorkommen der Auftrags-, Bestell- oder Projektnummer automatisch der Auftrags-, Bestell- bzw. Projektakte zugeordnet werden. Ein Dokument kann dabei in mehreren Akten gleichzeitig untergebracht sein.

Ja, es gibt die Möglichkeit, über Regeln eine Sortierung und Klassifizierung bei bekannten Dokumententypen automatisch vornehmen zu lassen. Die Regeln können vom Administrator erstellt und jederzeit einfach angepasst werden. Mächtiges Werkzeug ist dabei die Mustererkennung, welche charakteristische Nummern automatisch erkennt und zuweist. So bilden sich Auftrags-, Projekt, Kunden-, Mandanten,- Patienten-, Prozess-, Fahrzeugakten u.v.a.m. vollautomatisch.

Möglichst effizient meint aus DMS-Sicht so weit wie möglich automatisch. Per Barcode lassen sich Dokumente trennen, so dass das DMS anschließend weiß, wo ein Dokument aufhört und das nächste anfängt. Regeln sorgen für automatische Sortierung, Klassifizierung und Verteilung im Unternehmen. Diese Vorgänge können auch manuell oder halbautomatisch durchgeführt werden. Oft ist es jedoch auch so, dass bereits beim Scannen oder kurz danach eine händische Klassifizierung durchgeführt werden muss. bitfarm-Archiv DMS bietet dazu ein komfortables Werkzeug mit dem Viewer bzw. dem Manuscan-Programm, welche durch intelligente Feldauswahlen und OCR-Funktion auch das händische Erfassen vereinfachen.

Das bitfarm-Archiv DMS bietet eine Fülle von Kategorisierungs- und Klassifizierungsmöglichkeiten. Dokumente können manuell oder auch automatisch in "Lagerorte" und "Archive" sortiert werden. Diese sind in einer zentral vom Administrator gepflegten Baumstruktur angeordnet. Oft wird eine formale Struktur nach Unternehmen / Abteilung / Dokumenttyp definiert. Inhaltliche Bezüge der Dokumente zueinander werden über virtuelle Akten dargestellt. Diese "Verknüpfungen" verbinden Dokumente archivübergreifend und sind n-n Beziehungen. In jedem Archiv gibt es außerdem verschiedene, wiederum zentral definierbare Datenfelder, z. B. reine Text oder numerische Felder, Auswahlfelder, Datumsfelder und viele mehr.

Hinzu kommen Statusinformationen zu den jeweiligen Dokumenten. Alle diese Datenelemente können zur Suche logisch miteinander kombiniert werden. Komplette Suchdefinitionen können außerdem als "gespeicherte Abfragen" vom User oder Administrator hinterlegt werden. Außerdem steht eine sehr leistungsfähige Volltextsuche zur Verfügung, die sich ebenfalls einbeziehen lässt. Über diese verschiedenen Methoden lässt sich mit etwas Übung schnell die gewünschte Information auf den Bildschirm bringen, das eigentliche Suchen übernimmt dabei der SQL-Server, sodass in einem Augenblick das Suchergebnis schon angezeigt wird.

Berechtigungen können in der Enterprise-Version sehr fein definiert werden. So können auf Basis der Lagerorte und der Archive Rechte wie Lesen, Suchen, Notizen erzeugen / ändern, E-Mail versenden, Drucken, Workflow abbrechen, verschieben und viele mehr definiert werden. Diese Rechte lassen sich auf einzelne User oder Gruppen vergeben und sind aufeinander aufbauend. Sie können im Baum auch kopiert und vererbt werden. Die Benutzer- und Gruppenverwaltung kann an das Active-Directory angebunden werden, so dass kein doppelter Verwaltungsaufwand entsteht. Auch auf Datenbankfelder und Statusbuttons können Rechte vergeben werden, so dass nur bestimmte User / Gruppen bestimmte Felder und Zustände ändern können. Für Felder und Statusknöpfe gibt es drei verschiedene Berechtigungslevel: Lesen, Schreiben und Ändern. Damit sind auch einmal beschreibbare, aber nicht mehr änderbare Felder definierbar.

Auch innerhalb eines Archivs können Benutzern / Gruppen Berechtigungen auf Dokumente erteilt oder entzogen werden: Über Lesezeichen lässt sich der Dokumentenzugriff einschränken, so dass manche Anwender nur innerhalb dieser Einschränkungen agieren können. Das lässt sich in unserer DMS Software bis auf einzelne Dokumente bzw. Dokumenteneigenschaften herunterbrechen.

Für den Administrator stehen verschiedene Tools bereit, mit denen er das elektronische Dokumentenmanagement konfiguriert, Strukturen anlegt, Rechte vergibt und die Dokumentenverarbeitung kontrolliert. Vor allem das Tool bitfarm-Archiv Administrator bietet hier eine einfache Möglichkeit die, Tagesaufgaben durchzuführen. bitfarm-Archiv setzt ansonsten auf die üblichen Verfahrensweisen, es übernimmt User und Gruppen aus dem AD, läuft als Windows-Dienst und meldet ggf. Fehler im Event-Log. Das System lässt sich dadurch so leicht administrieren und konfigurieren, dass Kunden das DMS nach einer Einweisung selbstständig, gemäß der eigenen Anforderungen ausbauen und verfeinern können.

In der Enterprise-Version ist das Administratorprogramm vollständig in den Windows-Client integriert. Die Administration ist delegierbar: Wer über Administrationsrechte in einem Archiv verfügt, kann sofort Benutzer und Gruppen für seinen Bereich berechtigen, Strukturen aufbauen und ändern, Lesezeichen zuweisen und Aufgaben überwachen.

Über die so genannten "Workflows" werden wiederkehrende Arbeitsabläufe automatisiert. Dem Administrator stehen dafür entsprechende Tools und eine Makrosprache zur Verfügung. Workflows können sequenzielle, parallele oder gemischte Arbeitsabläufe darstellen. Der Workflow kann durch verschiedene Ereignisse getriggert werden. Es können einzelne Benutzer am Workflow teilnehmen, oder auch Gruppen mit gemischten Bearbeitungsmodi ("einer für alle", "jeder einzeln" u.s.w.). Workflows lassen sich aber nicht nur durch den Administrator definieren. Auch die Benutzer haben die Möglichkeit, über die Funktion Wiedervorlage Aufgaben an andere Benutzer/Gruppen zu senden/delegieren und manuelle Workflows zu starten. Beispiele für typische Workflows im Dokumentenmanagementsystem sind Eingangsrechnungsworkflows oder Dokumentenworkflows gemäß Qualitätsmanagementhandbuch.