Einsparungen durch Dokumentenmanagement
Wissen Sie wie viel Zeit in Ihrem Unternehmen mit der Suche nach Dokumenten und Informationen verbracht wird? Stellen Sie sich vor, Mitarbeiter könnten auf Anfragen sofort reagieren ohne erst Unterlagen, Akten und Dokumente heraussuchen zu müssen. Dokumente könnten auf Ihrem Weg durchs Unternehmen praktisch nicht mehr verloren gehen und wären jederzeit mit einem Mausklick abrufbar, selbst wenn sie sich in Bearbeitung befinden.
Wie viel Raum wird für die Papierablage verwendet? Was kostet dieser Raum pro Monat/Jahr? Wieviel Zeit verbringen Mitarbeiter mit dem Transport von Dokumenten durch das Unternehmen?
Kann zuletzt nicht die Motivation der Mitarbeiter gesteigert werden, wenn zeitraubende Suchen nach Informationen wegfallen und Dokumente und Informationen sofort verfügbar sind?
Digitales Dokumentenmanagement birgt ein hohes Einsparpotential. Allein durch die Einführung einer digitalen Archivierungslösung auch ohne ECM - Funktionen sparen Sie Zeit und Kosten:
- 50-90 % Reduzierung der Bearbeitungszeit (Transport, Liegezeiten, Recherche, Administration, Verwaltung, Fehlerbehebung etc.)
- 20-40 % Verringerung der Arbeitsschritte (Dokumentenentnahme, Überbringung, Verteilung, Abheften, Register einlegen, Dokument suchen etc.)
- 20-40 % Senkung der Bearbeitungskosten (Mehrkosten für Arbeitskräfte und Arbeitszeit herkömmlicher Dokumentenverwaltung)
| Anzahl/Position Mitarbeiter | Zeitanteil manuelle Ablage | Zeitersparnis mit DMS | Jahresgehalt | Einsparpotential pro Jahr |
|---|---|---|---|---|
| 2 Führungskräfte | 5% | 50% | 60.000€ | 3.000€ |
| 10 Fachkräfte | 10% | 50% | 35.000€ | 17.500€ |
| 5 Sachbearbeiter | 20% | 50% | 24.000€ | 12.000€ |
| 2 Bürohilfskräfte | 50% | 80% | 18.000€ | 14.400€ |
| Gesamt | 46.900 |
Kosten-Nutzen-Analyse Beispiele (*)
Elektronisches Dokumentenmanagement ist bei der Kosten-Nutzen-Analyse eine IT-Investition, die bereits nach kurzer Zeit und dann nachhaltig Vorteile in Unternehmen schafft. Dabei belegt elektronisches Dokumentenmanagement einen Spitzenplatz im Vergleich zu anderen IT-Investitionen. Viele Bewertungen von unabhängigen Experten, aber auch unsere eigenen Kundenbefragungen belegen dies.
| Investition | Kosten | Direkter Vorteil | Indirekter Vorteil | Wirtschaftliche Bewertung |
|---|---|---|---|---|
| Installation einer Firewall | ca. 5000,- € inkl. Service | - - - | Mehr Sicherheit, allerdings ist der wirtschaftliche Vorteil nicht direkt quantifizierbar | ~ |
| Neuer Server | ca. 8000,- € inkl. Service | erhöhte Zugriffsgeschwindigkeit in ERP Anwendungen | Höhere Ausfallsicherheit | + |
| Austausch aller PCs & neue Betriebssysteme | ca. 50.000,- € | Schnelleres Arbeiten in allen Programmen, neuere Hard- und Software einsetzbar. | Niedrigere Wartungskosten, gesteigerte Mitarbeitermotivation | ++ |
| Einführung eines DMS | ca. 10.000,- € inkl. Service | Deutlich beschleunigte Suche nach Dokumenten & Informationen, Erhöhung der Produktivität | Weniger verlorene Dokumente und Informationen, Transparenz wird erhöht, Controlling verbessert sowie Mitarbeitermotivation und Servicequalität gesteigert. | +++ |
(*) Typische Beispiele für ein Unternehmen im Mittelstand mit einem gewissen Dokumenten- bzw. Informationsaufkommen. Je nach IST-Situation können andere IT-Investitionen wirtschaftlich sinnvoller sein.