ECM (Enterprise Content Management)

Enterprise Content Management (ECM), genauer gesagt computergestütztes Enterprise Content Management, bezeichnet eine Reihe von Technologien zur Erstellung, Bearbeitung, Verwaltung, Verteilung und Archivierung von Inhalten.

ECM umfasst den gesamten Lebenszyklus der dokumentengebundenen Informationen in einem Unternehmen. Der Lebenszyklus beinhaltet folgende Phasen:

• Erfassung der Information (Capture): Beinhaltet Technologien die zur Erzeugung, Erfassung oder Aufbereitung der Information verwendet werden. In diesen Bereich fallen unter Anderem Technologien wie das Scannen und die Optical Character Recognition (OCR) für die Erfassung von physischem Content (Papierdokumente), oder auch die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten mittels COLD-Verfahren.
• Verwaltung der Information (Manage): Dokumentenmanagement, Collaboration, Web Content Management, Records-Management, Workflow und Business Process Management, also Komponenten die Informationen Verwalten, Bearbeiten oder deren Nutzung ermöglichen, werden dem Manage zugeordnet.
• Speichern der Information (Store): Zur temporären Speicherung von Informationen in einem ECM, können Repositories wie Datenbanken, Content Management Systeme oder Dateisysteme verwendet werden.
• Bereitstellung der Information (Delivery): Die Bereitstellung der Information wird durch das Output Management beschrieben. Es beinhaltet Transformationstechnologien um die Information in entsprechende Ausgabeformate zu transformieren, sowie Sicherheitstechnologien für die Einhaltung und Gewährleistung von Richtlinien.
• Archivierung der Information (Preserve): Archivierung durch die langzeitige und sichere Speicherung der Information auf Speichermedien wie Mikrofilm, Papier, CAS (Content-Addressed Storage) oder WORM.

Genau genommen ist ECM eine Teilmenge des Informationsmanagements. Es umfasst weite Teile des elektronischen Dokumentenmanagements und der digitalen Archivierung und erweitert diese um Funktionen für Document Lifecycle Management, Output Management, Records-Management und oft sogar Funktionen aus dem Bereich der Redaktionsssysteme. Dabei werden alle typischerweise in Unternehmen auftretende Dokumentenformate unterstützt.

Bei bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement findet der Anwender viele Funktionen des Enterprise Content Management wieder. So ist es möglich, neben gescannten Dokumenten auch Office-Dokumente, E-Mails, PDFs, Zeichnungen (CAD), Faxe und viele andere Formate in einer einzigen Software strukturiert abzulegen, anzuzeigen, zu bearbeiten, zu verteilen und zu archivieren. Interessant ist dabei oft, dass bitfarm-Archiv alle diese Formate direkt anzeigt, ohne dass dazu das entsprechende Programm gestartet werden muss. Eine Word-Datei wird also im bitfarm-Archiv Viewer angezeigt, ohne dass Word gestartet werden muss.

Möchte der Benutzer an dieser Datei arbeiten, klickt der den entsprechenden Knopf im bitfarm-Viewer. Erst dann startet Word mit den gewohnten Bearbeitungsmöglichkeiten. Das funktioniert genau so auch z. B. mit DWG Dateien von CAD-Systemen.

Bei der Bearbeitung von Dokumenten gibt es im ECM typischerweise einige Vorteile gegenüber einer reinen Dateiablage auf dem Server. bitfarm-Archiv DMS bietet zum Beispiel die Versionierung von Dokumenten aller Art an. Anwender können Änderungen an Dokumenten durchführen aber jederzeit auf die vorherige Version zurückgreifen. Auch CheckIn/CheckOut wird angeboten, eine Funktion zum Sperren von Dokumenten gegen Bearbeitung von anderen Personen. Wird ein Dokument vom Bearbeiter ausgecheckt, so kann es von anderen Anwendern nicht verändert werden, bis es vom Bearbeiter wieder eincheckt wird.

Eine weitere typische Funktion für das Enterprise-Content-Management ist das 4-Augen-Prinzip, welches bei allen Unternehmen und Institutionen zur Anwendung kommt, die ein Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001 ff. eingeführt haben. Jedes Dokument muss nach der Erstellung vor der Veröffentlichung von einem Prüfer geprüft werden. Erst dann erfolgt die Veröffentlichung einer neuen Dokumentation etc.

bitfarm-Archiv DMS implementiert dies durch eine leistungsstarke Workflow-Engine,die Dokumente abhängig von Projekt, Thema, Dokumentenart und weiterer Parameter dem jeweils richigen Prüfer zustellt und erst dann die Veröffentlichung veranlasst, wenn der Prüfer sein OK gegeben hat. So kann beispielsweise durchgesetzt werden, dass dieser Prozess zwingend auf allen Dokumenten Anwendung findet. Die Compliance-Anforderungen vieler Branchen, die solche Prozesse oft vorschreiben, werden dadurch automatisch erfüllt.