Informationsmanagement

Information ist nach Kapital und Arbeit die dritte Ressource, die Unternehmen benötigen. Die Information steckt in den Köpfen der Mitarbeiter und Berater genauso, wie in Dokumenten des Unternehmens. Zum Informationsmanagement existieren unterschiedliche Definitionen. Häufig treten Überschneidungen und Parallelen mit ähnlichen Begrifflichkeiten, zum Beispiel Enterprise Content Management oder Wissensmanagement, auf.

Informationsmanagement hat das Ziel diese Information nach Möglichkeit optimiert (auf die gerade relevanten Inhalte gefiltert und zum bestmöglichen Zeitpunkt) den Personen zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen.

Dieses abstrakte Ziel als Idealvorstellung ist natürlich nicht zu erreichen. Unternehmen müssen daher entscheiden, mit welchen Investitionen in IT-Infrastruktur, Hard- und Software sie dem Ziel möglichst nahe kommen können bzw. ihre eigenen Anforderungen definieren und versuchen, umzusetzen.

Vor allem im globalen Wettbewerb und auf Konzernebene kommt dem Informationsmanagement eine sehr wichtige Rolle zu, da man sich im Vergleich zum Mitbewerber vielfach kaum noch an anderer Stelle absetzen kann. Welcher Anbieter sein Informationsmanagement am weitesten optimiert hat kann entscheiden, mit welchem zeitlichen Aufwand das Standardgeschäft vollzogen werden kann. Dies hat direkten Einfluss auf die Endkundenpreise

Dabei erlebt das Informationsmanagement einen Paradigmenwechsel. Während bisher alle Arten von Informationen in strukturierten Ablagen relativ mühevoll in relativ teure Expertensysteme eingepflegt sein musste, um später bei Bedarf in akzeptabler Zeit zur Verfügung zu stehen, können heute dank schneller Datenbanken und schneller, sowie günstiger Serverhardware Informationen auch aus unstrukturierten Daten, zum Beispiel über Volltextsuchen, schnell bereitgestellt werden.

Für Information, welche in Dokumenten enthalten ist, implementiert bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement genau diese neue Herangehensweise. Zur Extraktion der Information werden intelligente Dateikonverter, aber vor allem eine leistungsstarke OCR (in der Enterprise-Version) eingesetzt. Für die Suche wird MySQL benutzt, eine der weltweit schnellsten Datenbanken was Volltextsuchen angeht (schneller als zum Beispiel MS-SQL oder Oracle). Das Open-Source-DMS skaliert durch ein innovatives Datenbankdesign auf viele Millionen Dokumente, welche in wenigen Sekunden per Volltext durchsuchbar sind.

Zusätzlich bietet das DMS alle Möglichkeiten zur strukturierten Informationsgliederung mit frei konfigurierbaren und dynmaischen Indexfeldern, Kategorien, Intervallfeldern und vielem mehr. Mit bitfarm-Archiv DMS sind dadurch unterschiedliche Philosophien miteinander vereinbar – und werden im einen oder anderen Fall parallel genutzt. Eine weitere wichtige Eigenschaft, welche das Enterprise DMS als Teil des Informationsmanagements im Mittelstand empfiehlt.