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Glückliche Mitarbeiter

Schön aufgeräumt!

Dokumenten­verwaltung mit bitfarm-Archiv DMS

Was passiert, wenn Sie mitten in einer Besprechung sind und eine Akte nicht finden können? Oder wenn Ihr Chef das wichtige Papier sofort haben will, Sie aber nicht mehr wissen, wo Sie es hingelegt haben? Die Verwaltung Ihrer digitalen Daten ist seit langem eine Komponente der Organisation, die manchmal vernachlässigt wird. Vielleicht merken Sie dies erst dann, wenn Sie eine bestimmte Datei nicht mehr finden können, weil die klassische Dateiablage einfach zu groß und unübersichtlich geworden ist.

Wer auf­trags- und pro­jekt­be­zo­gen ar­bei­tet, be­nö­tigt Funk­ti­onen, um e­lek­tro­ni­sche Do­ku­men­te ent­spre­chend or­ga­ni­sie­ren zu kön­nen. Ne­ben einer for­ma­len Glie­de­rung sind die in­halt­liche Zu­ge­hörig­keit, Pro­jekt- oder Auf­trags­na­me und -num­mer meist ele­men­tare Such- und Ab­la­ge­kri­te­ri­en. Bei ei­ner da­ten­bank­ge­stütz­ten Dokumentenverwaltung sind ver­schie­dene Sicht­wei­sen und Ka­te­go­ri­sie­run­gen mög­lich, die mehr bie­ten als nur eine ein­fache Baum­struk­tur. Unsere Software führt den An­wen­der beim Ein­stel­len neu­er Do­ku­men­te mit kla­ren Vor­ga­ben und/oder Pflicht­ein­gaben, so dass der spä­tere Zu­griff auf die Da­ten für al­le Be­nut­zer im Vergleich zur analogen Aktenverwaltung schnell und ziel­ge­rich­tet statt­fin­den kann.

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Flexibel kate­gori­sie­ren mit Hilfe der Dokumentenverwaltung

bitfarm-Archiv  Open-Source Dokumentenmanagement bie­tet vie­le Mög­lich­kei­ten und We­ge, ei­ne Struk­tur auf­zu­bau­en, die zu den tat­säch­li­chen Er­for­der­nis­sen passt. Ne­ben dem Ex­plo­rer-ähn­lichen Baum ste­hen Daten­bank- und Steu­er­fel­der zur Ver­fü­gung, die, je nach Kate­go­rie und An­for­de­rung, dy­na­misch ge­schal­tet wer­den kön­nen. Do­ku­men­ten­ver­knüp­fun­gen bil­den n - n Be­zie­hun­gen zwi­schen Doku­men­ten ab.

Ein Doku­ment ist da­bei nicht zwin­gend nur Teil eines ein­zi­gen Vor­gangs, son­dern kann in ver­schie­dens­ten Pro­jek­ten und Kon­tex­ten vorhanden sein. Ne­ben den Ver­knüp­fun­gen er­mög­li­chen so­ge­nan­nte "Symbolic Links" das Er­schei­nen des­sel­ben Do­ku­ments an ver­schie­de­nen Ab­la­ge­or­ten der DMS-Struk­tur.

Sor­tie­ren und zu­ord­nen

Die Zu­wei­sung und Pfle­ge der Ver­knüp­fun­gen und Da­ten­bank­fel­der muss nicht zwin­gend hän­disch er­fol­gen – die bitfarm-Archiv Ser­ver­re­geln bie­ten viel­fäl­tige Mög­lich­kei­ten der au­to­ma­ti­schen Zu­ord­nung. Auch Vor­aus­wah­len, zum Bei­spiel Kun­den- und Lie­fe­ran­ten­lis­ten, ste­hen als Drop-Down-Bo­xen zur Ver­fü­gung. Die­se kön­nen voll- oder teil­au­to­ma­tisch aus ERP-Sys­temen über­nom­men wer­den.

Symbolbild Ordnung

Alles automatisch am richtigen Platz

Sind Ihre Ge­schäfts­doku­mente mit ei­ner Vor­gangs-, Auf­trags-, Be­stell- oder Pro­jekt­num­mer / -be­zeich­nung aus­ge­stat­tet? In den meis­ten Fäl­len er­kennt bitfarm-Archiv die­se voll­au­to­ma­tisch, und zwar nicht nur auf den selbst er­zeug­ten Do­ku­men­ten des ERP-Sys­tems, son­dern auch in Fremd­do­ku­men­ten wie Rech­nun­gen, Lie­fer­schei­nen, Zeich­nun­gen oder E-Mails. So ge­lingt es oh­ne Zu­satz­auf­wand, au­to­ma­tisch al­le Do­ku­men­te zum glei­chen The­ma / Be­zug mit­ein­ander zu ver­knüp­fen. Der Vor­teil für den Be­nutzer: Mit nur einem Klick er­reicht er sämt­liche re­le­van­ten In­for­ma­ti­onen.

bitfarm-Archiv DMS setzt hier­zu ei­ne in­tel­li­gen­te Mus­ter­su­che ein. Es ist kein be­son­de­res Re­gel­werk er­for­derlich, wo, bzw. an wel­cher Posi­ti­on im Do­ku­ment bei­spiels­wei­se die Be­stell­num­mer steht. Die Soft­ware lernt viel­mehr, „wie Be­stell­num­mern aus­se­hen“ und kann die­se dann über­all iden­ti­fi­zie­ren. Der Pfle­ge­auf­wand ist mini­mal bei maxi­ma­ler Ar­beits­er­leich­te­rung durch die au­to­ma­tische Ver­knüp­fung. Das erfordert unter Um­stä­nden et­was Lie­feran­ten­er­zie­hung, denn das Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem kann na­tür­lich nur mit dem ar­bei­ten, was auch auf den Do­ku­men­ten ab­ge­druckt ist.

Dokumente verteilen & kontrollieren

Di­ver­se Do­ku­men­ten­ver­teil­me­cha­nis­men sor­gen da­für, dass Do­ku­men­te auf e­lek­tro­ni­schem Weg schnell dort an­kom­men, wo Sie ge­braucht wer­den, z. B. di­rekt im Be­trieb bei den je­wei­li­gen Mit­ar­bei­tern. Mit Con­trol­ling und Do­ku­men­ten­history sind Werk­zeu­ge zur Über­wachung der Work­flows in­te­griert.

Die Durchsetzung von Dokumentenmanagementstandards innerhalb eines bestimmten Bereichs oder Arbeitsplatzes wird als Dokumentenkontrolle bezeichnet. Es handelt sich dabei um eine Art der Qualitätskontrolle, die die Entwicklung und Umsetzung einer Reihe von Kontrollverfahren und -praktiken beinhaltet. 

Bran­chen­un­ab­hän­gig­keit & Privat

Die Mög­lich­kei­ten, die bitfarm-Archiv hier zur Ver­fü­gung stellt, sind nicht nur auf ei­nige we­ni­ge Bran­chen an­wend­bar. Durch die von Grund auf of­fene und fle­xib­le Ar­chi­tek­tur gibt es kaum einen An­wen­dungs­fall, wo nicht eine gute bis sehr gute Adap­tion mög­lich ist. Ein Blick in die Re­fe­renz­en zeigt ei­ni­ge Bei­spie­le. Unsere Freeware GPL-Version eignet sich auch perfekt für die private Dokumentenverwatung, sodass der Einstieg in die Digitalisierung in einfachen Schritten unter Windows gelingt.

Weiterführende Literatur: Quellen und interessante Links

Sind Sie an weiteren Informationen rund um das Thema Dokumentenverwaltung interessiert?

Wikipedia

Researchgate

eampc-wiki


„bitfarm-Archiv Dokumenten­management ist die beste und zweck­dien­lichs­te IT-Inves­ti­tion, die wir in den ver­gan­genen Jah­ren ge­tä­tigt ha­ben.“

Christina Küken, Betriebswirtin
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