Was spricht für die Ein­führung eines Dokumenten­manage­ment­sys­tems?

Prozesse optimieren & Kosten senken

Die Stei­ge­rung der Pro­zess­ge­schwin­dig­keit durch den Ein­satz eines DMS ist e­norm und hat ei­nen po­si­ti­ven Ein­fluss auf al­le Un­ter­neh­mens­be­rei­che. Durch die struk­tu­rier­te Ab­la­ge er­höht sich die Pro­duk­ti­vi­tät und die Ar­beits­qua­li­tät.

Die Ein­spa­run­gen, die da­durch er­zielt wer­den, kön­nen ganz hand­fest sein: Ver­pass­te Skon­to­fris­ten oder ver­säum­te Kün­di­gungs­mög­lich­kei­ten ge­hö­ren der Ver­gan­gen­heit an.

Wenn Unternehmen in Zei­ten des här­ter wer­den­den Wett­be­werbs nach Mög­lich­kei­ten zur Kos­ten­sen­kung su­chen, ist elek­tro­ni­sches Do­ku­men­ten­ma­nage­ment in je­dem Fall ei­ne Mög­lich­keit, die in Be­tracht zu zie­hen ist.

Transparenz

Ein Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem sorgt au­ßer­dem für ei­ne hö­here Trans­pa­renz von Do­ku­men­ten­pro­zes­sen im Un­ter­neh­men. Wo frü­her wich­ti­ge Do­ku­men­te in Pa­pier­sta­peln hoff­nungs­los un­ter­gin­gen und kei­ne Aus­sicht auf bal­dige Be­ar­bei­tung hat­ten, än­dert sich die Si­tu­ation mit Ein­füh­rung ei­nes DMS und der dis­zi­pli­nier­ten, kon­se­quen­ten Do­ku­men­ten­er­fas­sung schlag­artig.

Do­ku­men­te sind für al­le be­rech­tig­ten Mit­ar­bei­ter je­der­zeit ein­seh­bar, auch wenn sie in Be­ar­bei­tung sind. Egal, wo oder bei wel­chem Mit­ar­bei­ter. Durch die Do­ku­men­ten­his­torie ist nach­voll­zieh­bar, wer wann was mit Do­ku­men­ten macht. Ein Do­ku­men­ten­ver­lust nach dem Scan­nen ist aus­ge­schlos­sen.