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Wussten Sie schon...?
Am 31.12.2023 wird DATEV DMS Classic abgekündigt
Unternehmen sollten verschiedene Anbieter frühzeitig abwägen, damit die Umstellung reibungslos abläuft. In diesem Artikel werden einige Best Practices & Hinweise zum Umstieg gegeben.
bitfarm-Archiv stellt eine kostengünstige Alternative zu den Mitbewerbern dar & bietet zudem eine Schnittstelle an DATEV an
Inhalte
Bei der Migration vom Datev DMS Classic zu einem neuen System gibt es spezifische Herausforderungen, die beachtet werden sollten.
Datenmigration: Die Datenmigration ist einer der wichtigsten Aspekte einer DMS-Migration. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass alle Daten aus dem Datev DMS Classic in die neue Software übertragen werden, während die Integrität erhalten bleibt. Damit wird sichergestellt, dass Dokumente & Metadaten ordnungsemäß im neuen System abgelegt werden.
Integration mit bestehenden Systemen: Datev DMS ist möglicherweise mit anderen bestehenden Systemen im Unternehmen integriert (wie beisielsweise DATEV Rechnungswesen). Bei der Migration zu neuen Software muss die Integration mit diesen Systemen und der reibungslose Informationsfluss berücksichtigt werden. Es ist wichtig, die Schnittstellen und Anforderungen der bestehenden Systeme zu evaluieren und die entsprechenden Integrationen zu planen.
Benutzerakzeptanz: Die Akzeptanz der Mitarbeiter gegenüber dem neuen Dokumentenmamagementsystem ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg der Migration. Beim Wechsel von Datev zu einem neuen System sollten Schulungen und Schulungsmaterialien bereitgestellt werden, um den Mitarbeitern den Übergang zu erleichtern.
Anpassung von Workflows: Möglicherweise müssen die bestehenden Workflows, die in DATEV DMS Classic eingerichtet wurden, an das neue System angepasst werden. Dies kann Änderungen in den Prozessen und Abläufen für die Dokumentenverwaltung und -freigabe mit sich bringen. Wir empfehlen, diese Anpassungen im Voraus zu planen und sicherzustellen, dass alle betroffenen Mitarbeiter darüber informiert und geschult werden.
Zeitliche Planung: Neben der Anfangs erwähnten Frist zum Jahresende sollte beachtet werden, dass eine Migration auf ein neues System generell je nach Anzahl der Dokumente und Anpassungen länger im Voraus geplant werden sollte, da der Wechsel unter Umständen zeitintentsiv ausfallen kann. Zudem sollte berücksichtigt werden, dass die Migration nicht zu betriebskritischen Zeiten durchgeführt wird, um Störungen im laufenden Geschäftsbetrieb zu minimieren.
Dank einer Vielzahl an erfolgreichen Migrationen aus unterschiedlichen Systemen können wir auf ein breites Spektrum an Erfahrungen und Tools blicken, die den Aufwand für den Umzug auf ein Minimum reduzieren. Das Open-Source Konzept ermöglicht zudem eine kostengünstige Alternative gegenüber Mitbewerbern, die in der Regel ein Vielfaches für die Migration und den Betrieb eines DMS berechnen. Zudem, stellen wir alle releasefesten Plugins & Tools kostenfrei zur Verfügung, die auch den Austausch mit externer Software erleichtern.
Eine der vielen Möglichkeiten für Datenimport stellen unsere überwachten Ordner dar. Dadurch können Dokumente samt Metadaten importiert und verschlagwortet werden, nachdem diese mit mittels des Exportassistenten von DATEV DMS an uns übertragen wurden. Es erfolgt anschließend im Hintergrund eine Sortierung und Verschlagwortung der Dokumente inklusive Texterkennung. Auch können bei Bedarf Workflows anhand bestimmter Kriterien beim Import ausgelöst werden, sodass der Arbeitsfluss beim Wechsel der Systeme nahtlos weitergegeben werden kann. Sprechen Sie uns gerne an, damit wir gemeinsam eine Strategie für Ihre Umstellung entwickeln können.
bitfarm-Archiv verarbeitet neben den Originaldateien auch Metadaten, welche bei DATEV stets im XML-Format übergeben werden. Diese werden in unserer Software beispielsweise mittels sogenannter Zusatzfelder dargestellt und erlauben ein einfaches Auffinden der Dokumente.
Die Originaldateien sind mit den hinterlegten Standardprogrammen ebenfalls direkt aus bitfarm-Archiv bearbeit- und versionierbar. Eine Vorschauansicht ermöglicht für eine Vielzahl an Dateiformaten (PDF, Mail, MS Office, CAD, etc.) ein leichtes Arbeiten mit Notizen, Stempeln und Markern.
Zudem bietet bitfarm-Archiv standardmäßig auch eine Schnittstelle zu DATEV an, um Dokumente, insbesondere buchhaltungs-relevante Belege zu exportieren. Dadurch ist es möglich, alle nformationen, die automatisch erkannt oder manuell hinzugefügt wurden, mit dem CSV-Exporttool an DATEV (oder ein anderes FiBu-System) zu senden. Das Rechtesystem gewährleistet, dass die Übermittlung a DATEV nur von autorisierten Nutzern und falls gewünscht, nur unter bestimmten Bedingungen erfolgt.
Haben Sie weitere Fragen zur Umstieg bei Datev DMS? Unser Team aus erfahrenen Projektmitarbeitern berät Sie gerne bei Fragen aller Art zum Thema Dokumentenmanagement. Zusammen in einem Gespräch können Strategien & Möglichkeiten für die Umsetzung besprochen werden, damit die Migration nahtlos bis Ende des Jahres durchgeführt werden kann. Wir freuen uns auf Ihren Kontakt!
Möchten Sie bereits einen kleinen Einblick auf die weiteren Möglichkeiten des Dokumentenimports bei bitfarm-Archiv werfen, so laden wir Sie herzlich zu unserer Videoreihe auf YouTube ein.
„Durch bitfarm-Archiv DMS und die damit vorhandene Schnittstelle zu DATEV konnten wir unsere Prozesse optimieren . Der Support ist einfach herausragend und alle Fragen und Ideen werden sofort aufgenommen und beantwortet.“
Daniel Schmidt (Buchhaltung), LANG AG
Es wird empfohlen, die Benutzerverwaltung von DATEV DMS Classic, Berechtigungen, Datenqualität und nicht archivierte Dokumente zu überprüfen. Alle Mitarbeiter sollten zudem über den Umstieg informiert werden.
Nutzen Sie dabei den Export Assistenten von DATEV. Exporte werden neben der Originaldatei im XML-Format durchgeführt. Eine Nachfolge-Lösung sollte in der Lage sein, XML-Daten zu importieren.
Sind Sie an weiteren Informationen rund um das Thema DATEV DMS Umzug & Abkündigung?