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Wussten Sie schon...?
E-Rechnungen sind elektronische Rechnungen, die anstelle von klassischen Papierrechnungen verwendet werden können.
Sie werden in einem standardisierten Format versendet und empfangen, welches automatisiert verarbeitet werden kann.
Ab 2025 sind Unternehmen bei inländischen B2B-Transaktionen verpflichtet, diese empfangen zu können.
Zusammen mit einem kostenlosen Open-Source Dokumentenmanagementsystem (DMS), beispielsweise bitfarm-Archiv, können sie revisionssicher archiviert und menschenlesbar für eine Prüfung dargestellt werden.
Inhalte
E-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD sind verschiedene Arten von elektronischen Rechnungen und unterscheiden sich hauptsächlich in Bezug auf das verwendete Format und die damit verbundenen Standards und Anforderungen.
E-Rechnung: Ist eine elektronisch erstellte und übermittelte Rechnung. Diese können in verschiedenen Formaten vorliegen, z.B. als PDF-Dokument, das per E-Mail verschickt wird.
XRechnung: Bezeichnet einen Standard für den Austausch elektronischer Rechnungen, der vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entwickelt wurde. Die XRechnung ist in einem XML-Format erstellt und wird digital übermittelt und enthält keinen menschenlesbaren Teil.
ZUGFeRD: ZUGFeRD (Zentraler User Guide für elektronische Rechnungsstellung in Deutschland) ist ein Standard für elektronische Rechnungen, der von der deutschen Normungsorganisation DIN entwickelt wurde. ZUGFeRD-Rechnungen sind in einem XML-Format erstellt, enthalten jedoch zusätzlich ein PDF-Dokument mit einer menschenlesbaren Version der Rechnung.
Der Unterschied besteht also im Grunde genommen darin, dass die E-Rechnung eine allgemeine Bezeichnung ist und sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD darunter fallen. Die letzteren beiden unterscheiden sich hingegen in Bezug auf die verwendeten Formate und Standards. XRechnungen werden hauptsächlich im öffentlichen Bereich verwendet, wohingegen ZUGFeRD vor allem im gewerblichen Bereich verbreitet ist. Es gibt zudem auch noch weitere Formate und Standards, die in anderen Ländern verwendet werden, wie z.B. UBL in Europa, PEPPOL in Norwegen oder Factur-X in Frankfreich.
Ob E-Rechnungen verpflichtend sind, hängt von den gesetzlichen Regelungen des jeweiligen Landes ab. In einigen Ländern gibt es gesetzliche Vorschriften, die bestimmte Unternehmen und öffentliche Institutionen dazu verpflichten, E-Rechnungen anzunehmen oder sogar selbst auszustellen.
In Deutschland sind ab 2025 alle B2B-Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen verarbeiten und annehmen zu können. Im darauffolgenden Jahr gilt zudem, dass die Unternehmen diese auch erstellen und verschicken müssen, sofern mit dem Geschäftspartner keine anderweitige Vereinbarung getroffen wurde.
Wichtig zu wissen ist: Ab 2025 wird eine PDF-Rechnung, die per E-Mail verschickt wird, nicht mehr als elektronische Rechnung betrachtet. Es wird dann offiziell nur noch zwischen elektronischen und sonstigen Rechnungen (Papierform, etc.) unterschieden.
Ab Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro ausschließlich elektronische Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen, während ab Januar 2028 diese Verpflichtung auch für Firmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro gilt.
Deutsche Auftraggeber und Unternehmen, die im öffentlichen Interesse handeln, müssen bereits jetzt E-Rechnungen annehmen und ausstellen. Das heißt, dass öffentliche Institutionen und Unternehmen, die direkt oder indirekt durch öffentliche Mittel finanziert werden oder öffentliche Aufgaben wahrnehmen, die Pflicht haben, elektronische Rechnungen anzunehmen.
Bei der Einführung ist zudem zu beachten, dass bestimmte Normen und Standards einzuhalten sind, wie beispielsweise DIN EN 16931, DIN EN ISO 19011 oder CEN-Norm EN 16931.
| VERSAND | 2025 | 2026 | 2027 | 2028 |
|---|---|---|---|---|
| Papierrechnungen (oder digital als PDF, JPG) können versendet werden, sofern der Empfänger damit einverstanden ist. | Ja | Ja | Nein | Nein |
| Papierrechnungen (oder digital als PDF, JPG) können versendet werden, sofern der Empfänger damit einverstanden ist und der eigene Jahresumsatz unter 800.000 Euro liegt. | Ja | Ja | Ja | Nein |
| E-Rechnungen, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. | Ja | Ja | Ja | Ja |
Im Zeitalter der Digitalisierung rückt die E-Rechnung immer mehr ins Licht und gewinnt an zunehmender Akzeptanz. Insbesondere bei Branchen, in denen die Verwendung von elektronischen Dokumenten weit verbreitet ist (beispielsweise E-Commerce), haben sich die elektronische Variante bereits im großen Umfang etabliert.
Die E-Rechnung spielt zudem eine wichtige Rolle im Dokumentenmanagement bzw. Datenmanagement, da sie eine digitale Form der Rechnungsstellung darstellt und somit leicht in ein Dokumentenmanagement- bzw. Informationsmanagementsystem integriert werden kann.
Ein entscheidender Vorteil sind die einheitlich und genormt vorliegenden Daten. Dadurch kann das DMS diese vollständig fehlerfrei erkennen und weiterverarbeiten.
Unternehmen sparen Zeit und Kosten, die sonst für das manuelle Scannen und Archivieren von Papierrechnungen aufgewendet werden müssten.
Ebenfalls können sie auch automatisch an das Finanzwesen bzw. Buchhaltungssystem weitergeleitet und übertragen werden, um den Prozess zu beschleunigen und Fehler zu minimieren.
E-Rechnungen ermöglichen zudem eine schnellere Verarbeitung und Zahlung, da eine automatisierte Datenvalidierung zur Überprüfung der Korrektheit von Informationen in der Rechnung möglich ist.
Zusammenfassend lässt sich somit festhalten, dass E-Rechnungen sich nahtlos in ein modernes Dokumentenmanagement einbinden lassen und viele Vorteile für Sender & Empfänger im Rahmen der Büro- und Workflow-Automatisierung ermöglichen.
bitfarm-Archiv bietet bereits jetzt sowohl in der Enterprise- als auch GPL-Version alle Voraussetzungen, um die E-Rechnung transparent in die Datenarchivierung und den bestehenden Rechnungsworkflow zu integrieren. Ermöglicht wird dies durch zwei Tools, welche wie alle anderen auch, standardmäßig und ohne Zusatzkosten als Plugin mitgeliefert werden.
Der sogenannte XML-Mapper ist ein eigens entwickeltes GUI-Tool, das es dem Administrator und autorisierten Benutzern mit entsprechender Zugriffsberechtigung erlaubt, Regeln für die Auslesung der XML-Daten zu schreiben und diese dann als Metadaten den Zusatzfelder zuordnen zu können. Dies geschieht intuitiv in einer anwenderfreundlichen Maske, welche Dropdownmenüs mit allen gefundenen Daten bereithält, damit diese dann vom Benutzer mit den Zusatzfeldern verknüpft werden können. Der Prozess muss nur initial durchgeführt werden, da die geschriebenen Regeln bei zukünftigen E-Rechnungen mit gleichen Standards automatisiert greifen.
Die enthaltenen Rechnungsdaten werden bei bitfarm-Archiv nach der Einrichtung eines Mappings direkt in die vorhandenen Datenstrukturen eingefügt und stehen zur weiteren Verarbeitung in der Finanzbuchhaltung (FiBu) und Unternehmensressourcenplanung (ERP) bereit. Aktuelle ERP-Systeme sollten E-Rechnungen automatisiert verarbeiten können.
Ist das nicht der Fall, können mit dem flexiblen CSV-Export von bitfarm-Archiv passgenaue Datensätze erzeugt und übergeben werden. Die Ausgabe einer E-Rechnung bleibt jedoch nach wie vor Aufgabe des rechnungsstellenden Systems. Gleichwohl sorgt bitfarm-Archiv auch hier für eine lückenlose und automatische Archivierung Ihrer elektronsichen Ausgangsrechnungen.
Somit können E-Rechnungen vollständig automatisch und fehlerfrei verschlagwortet werden. Dabei ist man zudem nicht mehr im vollen Maße auf die Volltexterkennung (Optical Character Recognition) und WFD-Regeln angewiesen, wodurch auch der Konfigurieraufwand minimiert wird.
Ein weiterer Vorteil des XML-Mappers besteht darin, dass er unabhängig vom eingesetzten Typ (ZUGFeRD 1.0 / 2.0, Factur-X, etc.) der E-Rechnung verwendet werden kann. Dieser erkennt, unabhängig vom Typ, ob beim archivierten Dokument XML-Daten vorhanden sind und informiert den Benutzer bei vorliegenden Daten über den Standard, die Anzahl aller gefundenen XML-Werte und wie viele bereits davon den Zusatzfeldern zugeordnet sind.
Andere Formate wie XRechnung bestehen hingegen ausschließlich aus XML-Daten. Diese sind für den menschlichen Betrachter schwer zu erfassen. bitfarm-Archiv verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz beim digitalen Dokumentenmanagement und agiert daher neben dem eigentlichen DMS auch als Open Source XRechnung Viewer. Dadurch bietet es eine effiziente Lösung für die Anzeige und Prüfung der XRechnung direkt im Dokumentenmanagementsystem, ohne weitere kostenpflichtige Plugins.
Die Software erkennt hier die gängigen Standardformate und kann dort, wo es erforderlich ist, zusätzlich grafische Ansichten für Eingangsrechnungen mittels des Tools XML_to_TIF erzeugen. In der folgenden Abbildung können Sie beispielhaft sehen, wie eine XRechnung vor und nach der Archivierung in unserem Dokumentenmanagementsystem aussieht.
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