Die Hela Gewürzwerk Herman Laue GmbH produziert und vertreibt weltweit Ketchup, Gewürzsaucen, Gewürzmischungen und Rohgewürze als auch Spezialartikel für die Fleisch-, Wurst-, Fisch-, Molkerei- und Feinkostbranche sowie für die Gastronomie und Großverbraucher. Im Marktsegment Ketchup ist Hela in Deutschland seit 1963 mit dem bekannten Curry Gewürz Ketchup vertreten und nimmt heute im Lebensmitteleinzelhandel (LEH) in diesem Segment eine marktführende Position ein.
Hela wurde 1905 von Hermann Laue im Hamburger Schanzenviertel als Darm- und Gewürzhandlung gegründet. 1989 wurde der Firmensitz aufgrund des Expansionsbedarfs nach Ahrensburg verlegt, wo auf dem 86.000 qm großen Firmengelände mit modernen Produktionsstätten sowie einem High-Tech-Laboratorium produziert wird. Die Zertifizierung nach IFS Food (International Featured Standards Food) ist für Hela Verpflichtung für modernste Spitzentechnologie und hochwertigste Produkte.
Am Standort Ahrensburg beschäftigt das Unternehmen knapp 400 Mitarbeiter, weltweit arbeiten für Hela 660 Mitarbeiter. Das Unternehmen hat 11 Niederlassungen u. a. in Österreich, der Schweiz, den Niederlanden, in China, Singapur, und Kanada sowie Joint-Ventures in Chile und Australien.
bitfarm-Archiv DMS bei Hela
2014 sollte das bis dahin installierte Dokumentenmanagementsystem bei Hela abgelöst werden. Das erklärte Ziel war es, Kosten zu sparen und den Mitarbeitern die Umstellung möglichst leicht zu machen. Daher sollte das neue DMS für Nutzer und Administratoren leicht zu bedienen sein, im Idealfall ähnlich funktionieren, wie das abzulösende System und bei gleichem Funktionsumfang weniger Ausgaben verursachen.
Mit bitfarm-Archiv entschieden sich die Projektverantwortlichen für ein System auf Open-Source-Basis, für das keine Lizenzgebühren anfallen. Die klar strukturierte und intuitiv zu bedienende Oberfläche ermöglichte eine unkomplizierte Einführung ohne großen Schulungsaufwand. Durch die offene Architektur und zahlreiche Plugins ließ sich das DMS überdies sehr einfach an die spezifischen Anforderungen bei Hela anpassen.
Heute arbeiten bei Hela 80 Mitarbeiter aus Buchhaltung, Vertrieb und IT-Abteilung mit dem DMS und das digitale Archiv umfasst bereits etwa 2 Millionen Dokumente.
Zentrales Archiv mit performanter Volltextsuche
Zu Beginn wurde das Dokumentenmanagementsystem hauptsächlich als zentrales Archiv für Rechnungen, Lieferscheine, Spezifikationen und andere Dokumente genutzt. Auch die direkte Übernahme der Fakturen und Lieferungen aus SAP ERP und der Zugriff auf die archivierten Dokumente über SAP waren dank der vorhandenen Archive-Link- und RFC-Schnittstellen des DMS schnell bereitgestellt.
Besonders schätzen die Benutzer die schnelle Volltextsuche von bitfarm-Archiv, die einen intuitiven Zugang ermöglicht und viel Zeit spart. Mit der grafischen Oberfläche des Administratorprogramms gestaltet sich auch die Erstellung von Erfassungsmasken und die Anpassung anderer Strukturen denkbar einfach. Programmierkenntnisse sind dafür nicht erforderlich und Änderungen können während des laufenden Betriebs durchgeführt werden.
Außerdem überzeugte die differenzierte Rechtevergabe, die sowohl den Zugriff, als auch die Nutzung von Dokumenten reglementiert sowie die durchgehende Protokollierung sämtlicher Aktionen im DMS, bei Hela auf Anhieb.
Effizientes Vertragsmanagement
Inzwischen verwaltet man bei Hela auch Verträge mit bitfarm-Archiv. Die zuständigen Mitarbeiter oder ihre Vertreter werden unter Berücksichtigung der jeweiligen Kündigungsfristen automatisch benachrichtigt, wenn Verträge auslaufen.
So bleibt genügend Zeit, die Konditionen und die Notwendigkeit eines Vertrags zu prüfen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Die automatische Verlängerung von nicht mehr benötigten Verträgen und solchen zu ungünstigen Konditionen gehört damit der Vergangenheit an.
Zudem macht sich der deutlich beschleunigte Zugriff auf Dokumente auch bei Verträgen bemerkbar. Statt aufwendiger Suchen in Ordner sind alle Information zu bestehenden Verträgen mit wenigen Mausklicks bequem abrufbar.
Nicht nur im Vertragsmanagement sorgt bitfarm-Archiv für optimierte Prozesse bei Hela. Die weitreichenden Automatisierungsmöglichkeiten befreien Mitarbeiter von Standardaufgaben, etwa der händischen Eingabe bei der Dokumentenerfassung, sodass auch Kosten in der Verwaltung reduziert werden.
Ausblick
Mit der Einführung von bitfarm-Archiv wurde im Vergleich zum Vorgängersystem nicht nur die Kostenstruktur verschlankt, sondern auch Möglichkeiten zur Digitalisierung weiterer Anwendungsbereiche geschaffen.
So plant man bei Hela als nächsten Schritt, die Nutzung der bitfarm App für Tablets und Smartphones voranzubringen, um auch Mitarbeitern in der Produktion den mobilen Zugriff auf das Dokumentenarchiv zu ermöglichen. Des Weiteren soll bitfarm-Archiv zukünftig vermehrt als Workflow-Management-System zum Einsatz kommen. Dazu müssen übrigens keine neuen Komponenten installiert werden, denn die Software beinhaltet diese Funktionen von Anfang an. Wie und wann sie genutzt werden, bleibt dabei stets dem Kunden überlassen.
„Dass unser DMS sich bei den Kunden 'verselbstständigt' ist kein unbekanntes Phänomen“ meint Heino Schneider, Geschäftsführer der bitfarm GmbH. „Das ganze Potential des DMS erschließt sich oft erst bei dessen praktischem Einsatz“.