Die POLO Motorrad und Sportswear GmbH entwickelt und vertreibt Motorradbekleidung, -zubehör und -technik. Mit über 90 Stores in Deutschland, Österreich und in der Schweiz gehört das Unternehmen mit Sitz in Jüchen zu den Branchenführern Europas. Zu den ca. 65.000 Produkten im Sortiment zählen auch die erfolgreichen Exklusivmarken FLM, NEXO und SPIRIT MOTORS. 90 Prozent der rund 900 Mitarbeiter sind selbst leidenschaftliche Motorradfahrer. Entsprechend hoch ist der Anspruch bei der Entwicklung neuer Produkte im eigenen Designteam des Unternehmens.
bitfarm-Archiv bei POLO Motorrad
Der Aufwand für die Verwaltung von Mietverträgen, Anlagen und Schriftwechseln ist bei über 90 Filialen in drei Ländern naturgemäß sehr hoch. Die Kündigungsfristen für Flächen und Nebenleistungen, wie etwa Stromversorgung im Blick zu behalten, ist dabei essentiell für eine effiziente Kostenkontrolle. Um dieser Herausforderung gerecht zu werden, wurde bitfarm-Archiv Enterprise 2013 in der Verwaltung der POLO Motorrad und Sportswear GmbH eingeführt.
Das Projekt
Zu Beginn der Projektphase erfolgte zunächst eine Bestandsaufnahme und Analyse, der Dokumentenarten, die im Vertragswesen üblicherweise anfallen und entsprechend systematisch abgelegt werden sollen. Dazu passend wurden im DMS Kategorien angelegt. Eingabe- und Suchmasken für die wichtigsten Vertragsdaten ermöglichen dabei eine gezielte und schnelle Suche im Archiv.
Zudem wurde das DMS so konfiguriert, dass es für jeden Hauptvertrag selbstständig eine neue Vertragsnummer vergibt. Diese setzt sich aus der Storenummer und einem fortlaufenden Element zusammen.
Die Zuordnung von Anlagen zum Hauptvertrag erfolgt dabei schon beim Import des Dokuments in das System. Damit dies in allen Fällen sichergestellt werden kann, ist eine entsprechende Benutzerführung und Eingabeprüfung implementiert. Die Zuordnung von Anlagen zu dem passenden Hauptvertrag ist durch entsprechende Auswahlfilter mit wenigen Klicks möglich. Um zu verhindern, dass unsortierte Dokumentensilos entstehen, ist das DMS so konfiguriert, dass eine Archivierung von Anlagen ohne entsprechenden Kontext nicht möglich ist.
„Das bitfarm-Archiv DMS ist für uns eine Bereicherung. Dass wir Verträge schnell aufrufen und auch verschicken können, ist sowohl für uns als Mitarbeiter als auch für das Unternehmen innovativ.“
Nadine Hnida, Vertragswesen POLO Motorrad.
Fristen einhalten - effizient kalkulieren
Damit Fristen für Verträge oder Teilleistungen nicht ungeprüft verstreichen, wurde eine automatische Vorlage der betreffenden Dokumente eingerichtet. bitfarm-Archiv errechnet anhand der eingegebenen Daten selbsttätig den nächstmöglichen Kündigungstermin und sorgt dann rechtzeitig für die Aufmerksamkeit des Entscheiders.
Die strukturierte Ablage aller Verträge und der dazugehörigen Anlagen sorgt zudem für eine effizientere Arbeitsweise und entlastet die Mitarbeiter. Aufgrund der performanten Volltextsuche lassen sich Verträge jederzeit schnell und unkompliziert abrufen.
„Die Suche in bitfarm ist genial. Auf Nachfragen der Geschäftsleitung können wir schneller Auskunft geben, ohne Akten raussuchen zu müssen - es ist einfach strukturierter“, meint Nadine Hnida.
