Gegründet 1972 ist die Canton Elektronik GmbH & Co KG bis heute familiengeführt. Das Unternehmen ist der größte Hersteller hochwertiger Lautsprechersysteme Deutschlands und der drittgrößte in Europa. Die eigene Entwicklungsabteilung in Weilrod bei Frankfurt am Main und strenge Qualitätskontrollen, die ausschließlich in Deutschland durchgeführt werden, gewährleisten Innovation und eine gleichbleibend hohe Qualität der Produkte. Neben dem Anspruch modernste Technologie, edles Design und den perfekten Klang zu liefern, legt man bei Canton großen Wert auf die Langlebigkeit der Produkte.
„Wir schätzen an bitfarm-Archiv besonders, dass die Software so flexibel an unsere Geschäftsprozesse anzupassen ist.“
Thomas Becker, IT-Director, Canton Elektronik GmbH & Co KG
bitfarm-Archiv DMS bei Canton Elektronik
Nach der Einführung eines neuen ERP-Systems bei Canton, war es notwendig auch das bisherige Programm zur Rechnungsarchivierung zu ersetzen. Die neue Lösung sollte in erster Linie einfach zu implementieren sein. Auch das Preis-Leistungsverhältnis war ein wichtiges Auswahlkriterium. Nach eingehender Prüfung des Marktes fiel die Wahl schließlich auf bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement. Die Open-Source-Software ließ sich flexibel an die Anforderungen anpassen und schnell integrieren. Durch das Fehlen von Lizenzgebühren und moderate Einführungs-, Service- und Supportkosten konnte zudem der kalkulierte Kostenrahmen eingehalten werden.
Das Projekt
Bei der Einführung des DMS im Jahr 2012 stand zunächst die automatische Archivierung der im ERP-System erzeugten Ausgangsrechnungen und Lieferscheine im Fokus. In enger Zusammenarbeit mit dem Projektleiter vor Ort wurden DMS-Regeln für sämtliche Dokumentenarten des ERP Systems entwickelt. Für die automatisierte Übernahme der ausgehenden Belege des ERP-Systems JD-Edwards sorgt der bitfarm-Archiv Printspooler. Dieser regelt die Druckausgabe und die vollautomatische Archivierung im Dokumentenmanagementsystem. Dabei erkennt das DMS sämtliche Belegtypen selbstständig und sortiert diese passend ein. Aufgrund der ausgelesenen Metadaten wird das Dokument anschließend korrekt verschlagwortet und beispielsweise einem Kunden oder Auftrag zugeordnet.
Neben der Erfüllung der primären Projektziele, erleichtert das Dokumentenmanagementsystem auch die tägliche Arbeit der Canton-Mitarbeiter erheblich. So lassen sich Dokumente etwa viel komfortabler nachdrucken. Außerdem ermöglicht die zentrale Archivierung nun auch externen Handelsvertretern den online-Zugriff auf ihre Belege.
Beliebig zu erweitern
Die revisionssichere Archivierung von Dokumenten, wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen stellt in vielen Unternehmen den ersten Schritt in Richtung digitalisierter Dokumentenprozesse dar.
Allerdings werden bei Canton längst nicht mehr nur Ausgangsrechnungen und Lieferscheine archiviert. Mittlerweile wird die Software immer mehr auch als Workflowmanagementsystem und zur Optimierung von Arbeitsprozessen genutzt.
So werden beispielsweise alle Lieferantenangebote archiviert. Auf eine aufwendige Verschlagwortung wird dabei verzichtet. Dennoch ermöglicht die performante Volltextsuche des DMS schnelle Preisvergleiche. Auch Preisentwicklungen lassen sich so nachvollziehen.
Transparente Arbeitsprozesse
Die Mitarbeiter bei Canton profitieren außerdem von transparenteren Arbeitsabläufen und optimierten Dokumentenprozessen.
In der Bestellabwicklung etwa wird der Bearbeitungsstand externer Rechnungen mithilfe verschiedener Statusbuttons dokumentiert. Einfache Filtermöglichkeiten erlauben einen Überblick über Rechnungen, die noch zu bearbeiten sind oder zu denen noch keine Ware eingetroffen ist. So bleiben offene Vorgänge stets im Fokus.
Für die Rechnungslegung wurde das vorhandene Vier-Augen-Prinzip auch in bitfarm-Archiv eingerichtet. Von der Prüfung des Ausgangsdokuments über die Versendung per E-Mail bis zur abschließenden Buchung bei Eingang der Ware wird jeder Arbeitsschritt protokolliert und dokumentiert. Das schafft Transparenz und erleichtert das Controlling.
Ausblick
Insgesamt ist man bei Canton sehr zufrieden mit der Entscheidung für bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement. Die Erweiterung vom reinen Archivierungssystem zum Workflow-Management-System, das viele Arbeitsprozesse optimiert, wird stetig vorangetrieben. Die Möglichkeiten des DMS sind schließlich noch lange nicht ausgeschöpft.
Neben der Anpassungsfähigkeit des Systems überzeugt vor allem der stets erreichbare technische Support, der bei allen Fragen und Problemen schnelle Hilfe bietet. "Wir sind rundum zufrieden mit bitfarm-Archiv", so Thomas Becker.
