Check-In / Check-Out
Check-In
Unter dem Einchecken von Dokumenten (Check-In) versteht man allgemein das Einstellen eines Dokuments inklusive seiner Metadaten in ein elektronisches Archiv beziehungsweise das Verfügbarmachen eines Dokuments im Dokumentenmanagementsystem.
Check-Out
Das Auschecken der Dokumente (Check-Out) entfernt Dokumente aus dem allgemeinen Zugriff. Bei bitfarm-Archiv DMS wird über diese Funktion ein temporärer Schreibschutz für andere Benutzer über ein Dokument implementiert, der über den Check-In wieder aufhebbar ist. Benutzer können so Dokumente sperren, die sie offline bearbeiten möchten (zum Beispiel unterwegs auf Reisen), um diese später wieder ohne Konflikte mit möglichen Änderungen anderer Benutzer einspielen zu können.
Das Ein- und Auschecken von Dokumenten spielt ebenfalls eine wichtige Rolle, wenn man QM-Workflows nach DIN EN ISO 9001 ff. im Unternehmen mithilfe eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems praktisch umsetzen will.
Check-In / Check-Out gehören zu den wesentlichen Funktionen eines Enterprise-Content-Management-Systems. Hinzu kommen die Versionierung, Arbeiten mit verschiedenen Formaten (Office, PDF, Zeichnungen etc.), Dokumentenabonnements, Verknüpfungen, und weitere Funktionen, die ein komplettes ECM ausmachen.