DIN EN ISO 9001 ff.
Die Norm DIN EN ISO 9001 ist Bestandteil der Normenfamilie DIN EN ISO 9000. Sie beschreiben Möglichkeiten, Maßnahmen und Vorschriften zu Qualitätssicherung in produzierenden Unternehmen. Die in der Praxis relevanten Normen sind die ISO 9001:2000 bzw. ISO 9001:2008. Diese Normen sind zugleich über entsprechende externe Audits zertifizierbar und machen Qualitätsmanagement in der Industrie messbar. Im Weiteren sind eine Vielzahl von speziellen (Branchen-)Normen auf dieser Basis entstanden, welche die Anforderungen an das Qualitätsmanagment, zum Beispiel für Dienstleister, definieren.
Umsetzung der Norm im Unternehmen
Für die Umsetzung der Norm im Unternehmen muss ein Qualitätsmanagementhandbuch (QMH) geschrieben werden, welches sämtliche relevanten Prozesse dokumentiert. Auch das Arbeiten mit Dokumenten unterliegt den Richtlinien der Norm.
Wesentlicher Bestandteil der DIN EN ISO 9001 ff., wenn es um das Arbeiten mit Dokumenten geht, ist das so genannte Vier-Augen-Prinzip. Dies bedeutet, dass ein Dokument, welches von einem Mitarbeiter erstellt oder bearbeitet wird, vor der Veröffentlichung zunächst von einem anderen entsprechend kompetenten Mitarbeiter geprüft werden muss. Dieser kann das Dokument freigeben oder zurückweisen, mit einer entsprechenden Überarbeitungsanweisung.
Enterprise Content Management
Ein Enterprise-Content-Management-System wie bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement kann helfen, dies umzusetzen, da den Anwendern ein bestimmter Weg des Arbeitens vorgegeben wird. Dokumente im ECM erhalten einen festen Workflow, je nach Dokumentenart und Abteilung gibt es andere beteiligte Personen, welche Dokumente bearbeiten, prüfen und veröffentlichen. Ausnahmen sind nicht gestattet. Wird ein solches System im Unternehmen eingeführt und als Ablage- / Bearbeitungssystem für Dokumente etabliert, werden die Anforderungen der DIN EN ISO 9001 ff. und vieler anderer Normen zwingend umgesetzt. Daher kommt auch die Aussage, dass mit einem ECM-System Compliance Anforderungen automatisch erfüllt werden.
In diesem Zusammenhang wird auch der Begriff der Dokumentenlenkung verwendet. Ein ECM-System sorgt auch für die jederzeitige Nachvollziehbarkeit eines Vorgangs, ebenfalls eine wichtige Forderung der Norm, welche bei bitfarm-Archiv als Open-Source DMS / ECM für den Mittelstand ebenfalls implementiert ist.