Verschlagwortung­/Beschlagwortung

Verschlagwortung oder Beschlagwortung ist ein Kunstbegriff im Bereich digitale Archivierung und Dokumenten­management. Er bezeichnet die Erfassung von Schlagworten und Metadaten zu Dokumenten.

Die Verschlag­wortung muss bei vielen Dokumentenmanagementsystemen vom Benutzer manuell ausgeführt werden. Enterprise-Systeme wie bitfarm-Archiv Dokumenten­management verfügen über einen hohen Automatisierungs­grad und können Schlagworte und Metadaten über ein Regelwerk aus dem Dokument auslesen. Diese automatische Verschlagwortung entlastet die Benutzer, indem wiederkehrende Standard­aufgaben vom Computersystem übernommen werden.

Bei der Planung eines Dokumenten­management­systems spielt es eine entscheidende Rolle festzustellen, welche Schlagworte und Metadaten für welche Dokumenten­kategorie sinnvoll und notwendig sind. Es gilt: So wenig wie möglich, aber so viel wie nötig. Bei der bitfarm-Archiv DMS Enterprise-Edition beispielsweise wird die beste derzeit verfügbare Texterkennung (OCR) eingesetzt, die eine Verschlagwortung in vielen Fällen ganz überflüssig macht. 

Ebenso können beispielsweise E-Rechnungen im Dokumentenmanagementsystem eingesetzt werden, die mittels XML-Daten eine automatische Verschlagwortung ermöglichen.

bitfarm-Archiv DMS bietet die automatische Verschlagwortung durch Regeln und macht die händische Verschlagwortung so einfach wie möglich. Zu jedem möglichen Zeitpunkt, ob direkt nach dem Scannen oder später im Archiv, stehen einige Hilfsmittel zur Verschlagwortung zur Verfügung. Der Anwender kann mithilfe einer OCR-Maske einen Bereich auf einem Dokument markieren und das zu verschlagwortende Datenbankfeld auswählen. Sofort wird das Feld mit der Information aus dem Dokument gefüllt. Der Anwender kann sogar Teileingaben in einem Feld tätigen und diese vom DMS mit bekannten Werten vervollständigen lassen. Ganze Datensätze können mit einem Klick gefüllt werden.

bitfarm-Archiv Dokumenten­management passt sich an die jeweilige Arbeitsweise und den zeitlichen Ablauf im Unternehmen an. Es spielt keine Rolle, ob Dokumente gleich beim Scannen korrekt verschlagwortet werden oder ob dies zu einem späteren Zeitpunkt von anderen Personen geschieht. Darüber hinaus gibt es ein Workflow Management für nicht vollständig verschlagwortete Dokumente. Diese werden zu einem bestimmten Zeitpunkt gestartet und legen nicht vollständig verschlagwortete Dokumente dem jeweils zuständigen Mitarbeiter vor und prüfen gegebenenfalls die von ihm getätigen Eingaben.