Update - bitfarm-Archiv GPL Version 3.5.0

Was ist neu in Version 3.5.0?

Das Update dreht sich um fünf zentrale Funktionen:

Mehrstufiges Workflowmanagement: In der neuen GPL-Version kann nun auch ein mehrstufiger Workflow abgebildet werden. Über die Wiedervorlagenfunktion können Dokumente und zu erledigende Aufgaben einzelnen Benutzern oder Gruppen zugeteilt werden. Gleichzeitig hat ein frei definierbarer Controller Überblick über die zu erledigenden Aufgaben mit jeweiligem Status. Bei Bedarf kann der Controller eingreifen und Aufgaben umleiten, Termine verlängern, Aufgaben selbst erledigen oder löschen. Ist eine Aufgabe erledigt, können weitere definierte Aufgaben und Bearbeitungsschritte folgen. Zudem kann eine Frist zur Bearbeitung gesetzt werden. Wird die Frist überschritten, erfolgt zusätzlich eine Benachrichtigung an den Mitarbeiter. Dieser Prozess lässt sich über die Workflowprogrammierung automatisieren.

Texterkennung mit Tesseract-OCR: Für eine schnellere und genauere Erkennung von maschinengeschriebenen Texten wird in der neuen GPL Version die freie Texterkennungssoftware Tesseract-OCR angewendet. Sie ersetzt die bisherige Software und verspricht eine exakte Umwandlung von Bild zu Text für mehr als 100 Sprachen.

Übergreifende Suche durch Hotsearch: Die Integration von Hotsearch erlaubt es nun, durch einfaches markieren von Informationen in Drittapplikationen, die Suche im DMS zu starten. Hierzu gibt es die Möglichkeit entsprechende Tastenkombinationen zu definieren, um Archive und Sucheigenschaften im DMS festzulegen. Auch bei fehlender Möglichkeit etwas zu markieren ist die schnelle Suche durch einen Screenshot-Modus möglich. bitfarm-Archiv führt „on the fly“ eine Texterkennung aus und übergibt das Ergebnis an den Viewer zur Anzeige der Suchergebnisse. Durch die Integration im System Tray wird der Anwender zudem in Echtzeit über neue Aufgaben bzw. Wiedervorlagen benachrichtigt.

Add-Ins für Microsoft Word und Excel: Mit dem aktuellen Update werden erstmals Add-Ins für Word und Excel mitgeliefert. Mit diesen können gerade erstellte oder bearbeitete Dokumente per Klick in das DMS übertragen werden. Des Weiteren sorgt die Integration einer Versionierung mit SVN für mehr Transparenz und Ordnung.

Technische Verfahrensdokumentation: Die bitfarm GmbH legt nun auch der GPL-Version eine technische Verfahrensdokumentation gemäß der GoBD bei. Mit dieser und weiterer technischer sowie organisatorischer Angaben des Betreibers des DMS und einer zu erstellenden organisatorischen Verfahrensdokumentation kann die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben vor den Finanzbehörden nachgewiesen werden. Somit ist bitfarm-Archiv auch in der kostenfreien GPL-Version ein vollwertiges DMS und ein elektronisches Archiv nach den geltenden Vorschriften.

Version 3.5.0 bietet nicht nur mehr Komfort für die Anwender, sondern auch die nötige Rechts­sicherheit für Gewerbe­treibende. Mit unserem neuen Open-Source DMS gelingt der Weg in die Digitalisierung. Professionell, effizient, nachhaltig – und komplett kostenlos für alle.