Verträge managen

Wer heute z. B. einen Telefonvertrag abschließt, der ist gut beraten, zum Vertragsende hin die Konditionen zu prüfen und zu schauen, ob es nicht inzwischen bessere Angebote gibt. Der Preisverfall, gerade was Mobilfunk- und DSL-Verträge angeht, ist so drastisch, dass nach Laufzeit des Vertrages mit Sicherheit ein günstigeres Angebot bzw. eine bessere Leistung für das gleiche Geld erhältlich ist. Die Verträge sind aber so ausgelegt, dass Sie sich selbst verlängern, wenn nicht rechtzeitig gekündigt wird – natürlich zu den alten Konditionen. Manche Unternehmen spekulieren sogar darauf und fahren nicht selten erst bei einer stillschweigenden Vertragsverlängerung in die Gewinnzone. 

Versäumt man als Privatmann, rechtzeitig den Markt zu prüfen und, wenn nötig, den Vertrag zu wechseln oder zu aktualisieren, so ist der Nachteil in der Regel noch überschaubar. Betrachten wir hingegen einmal eine Struktur wie in diesem Fall die Oberhavel-Kliniken in Oranienburg mit einer Fülle von unterschiedlichsten Versorgerverträgen so wird deutlich, dass hier der Vor- und Nachteil einer sauberen Vertragsverwaltung pro Jahr unter Umständen einige hunderttausend Euro haben oder nicht haben bedeuten kann. Vor allem die Tatsache, dass dies nicht einmalige, sondern laufende Kosten sind, machte die Investition in ein Dokumentenmanagementsystem mit integriertem Vertragsmanagement für die Klinikverwaltung interessant. 

Mit bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement konnte innerhalb von nur drei Tagen ein komplettes Vertragsverwaltungsinstrument für die spezifischen Anforderungen der Klinik aufgesetzt werden. Dabei werden Verträge zunächst mit den klassischen Tools des DMS erfasst, also gescannt oder direkt als PDF oder Office-Dokument abgelegt. Bei der Ablage schreibt bitfarm-Archiv die Eingabe von bestimmten Metadaten fest vor, der Benutzer muss Vertragsdatum, Laufzeit, Kündigungsfrist und Vertragstyp eingeben bzw. aus einer Liste auswählen.

Einmal pro Tag wird nun vom bitfarm-Archiv-Serverdienst auf Basis der Vertragsdaten geprüft, ob einzelne Verträge demnächst eine Kündigungsmöglichkeit bekommen. Der Vertrag wird dann rechtzeitig, beispielsweise drei Wochen vor dem nächsten möglichen Kündigungstermin, mit der Bitte um Prüfung über das Workflowsystem zur entsprechenden Fachabteilung gesendet. Die Fachabteilung hat dann die Möglichkeit zur Kündigung oder Fortsetzung des Vertrages. Kontrolliert wird dieser Schritt durch die jeweiligen Abteilungsleiter. Wird ein Vertrag als "zu kündigen" markiert, erfolgt automatisch eine Benachrichtigung der Justitiarin der Klinik, die darauf hin die entsprechenden Schritte einleitet. 

Ein kleines, praktisches Beispiel für die vielen Anwendungsmöglichkeiten, die bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement auszeichnen und das System für verschiedene Branchen und Aufgabenstellungen empfehlen.