bitfarm-Archiv Toolbox

Die bitfarm-Archiv Toolbox ist eine Sammlung von Softwarewerkzeugen, mit deren Hilfe es ohne hohen Aufwand möglich ist, Sonder­funktionen in bitfarm-Archiv DMS einzubauen. Die Toolbox besteht im wesentlichen aus einer Reihe von Command-Line Tools. Mithilfe von Scripting (Python etc.) können diese Tools schnell und einfach zu komplexen Funktionen zusammengeführt werden. Über die Plugin-Schnittstellen werden die so erstellten Scripte in den Archivierungsprozess, in die Workflows, oder in die Benutzeroberfläche als Anwenderfunktion integriert.

Mit der bitfarm-Archiv Toolbox lassen sich viele Aufgaben auf der Dokumentendatenbank erledigen. Dabei spielt die Sicherheit natürlich die größte Rolle. Durch den Einsatz der bitfarm-Archiv Toolbox kann zum Beispiel kein Dokument gelöscht werden.

• searchdocsbyfields – durchsucht Archive nach Dokumenten, die bestimmte Zusatzfeldwerte beinhalten. Liefert eine Liste mit DocIDs zurück.
• createnewjobfile – erstellt ein Job-File zu einem Dokument. Die DocID muss dazu bekannt sein. Mit dem Jobfile lassen sich zusätzliche Informationen zu einem Dokument an die Datenbank übergeben.
• searchemptydoctxt – Reparaturtool, falls die Texterkennung Dokumente nicht erkennt und kein Adminalarm definiert wurde. Dokumente lassen sich damit nachträglich noch einmal durch die OCR-Engine schicken
• imgtopdf – erzeugt ein PDF(a) aus einem beliebigen im DMS vorhandenen Bild, zum Beispiel ein TIF von einem Scanvorgang.
• tifprint – druckt ein Dokument auf einem Drucker.
• CSV-Export – Immer wieder gibt es die Notwendigkeit, archivierte Daten und/oder deren Metadaten, einem anderen Programm zur Verfügung zu stellen, z.B. einer Fibu-Software. Die ewünschten Metadaten zum Dokument können mit dem Tool bfa_csv_export als .csv-Datei, wahlweise mit Bilddatei und Setzen eines Status, exportiert werden.
• Plugin-Runner – Der Plugin-Runner wird beim Import eines Dokumentes automatisch ausgelöst und stellt das Grundgerüst dar, auf das alle Dokumente zugreifen können. Dadurch wird sichergestellt, dass das richtige Plugin gestartet wird und dieses ebenfalls auf die relevanten Metadaten zugreifen kann.
• XML-Import – Der bitfarm-XML-Importer dient dem Import von Dokumenten, deren Metadaten in einer XML-Datei hinterlegt sind. Ebenfalls können die Daten gemappt werden, sodass diese direkt in Zusatzfeldern geschrieben werden können.
• SQL-Mapper – Oftmals sind zu Dokumenten auch die Metadaten von Interesse, die dem Dokument nicht direkt zu entnehmen sind, sondern in externen Datenbanken vorliegen. Der SQL-Mapper kann verwendet werden, um externe Datenbanken per ODBC abzufragen und die erlangten Werte zum Dokument zu speichern.
• XML-Mapper – Der XML-Mapper ist für Dokumente mit integrierter XML-Datei gedacht, etwa ZUGFeRD, XRechnung oder andere. Diese im PDF enthaltenden XML-Dateien können ausgelesen und die Werte in Zusatzfelder eingetragen werden.
• Metadatenbasierter Dublettencheck – Überprüft anhand vordefinierter Metadaten, ob sich im System identische Dokumente befinden und sortiert diese automatisch aus.

Eine vollständige Übersicht über die einzelnen Tools und ihre genaue Anwendung erhalten Kunden mit den Dokumentationen der Enterprise-Edition beziehungsweise über den Software-Support. Mithilfe der Toolbox wurden seit den ersten Versionen des DMS kontinuierlich immer wieder spezifische Funktionen für einzelne Kunden als Plugins entwickelt. Diese stehen dank Open-Source-Lizenz auch allen anderen Kunden zur Verfügung. Oft dienen bereits existierende Plugins auch als Vorlage für andere, ähnliche Funktionen. Dass dies überhaupt möglich ist, gehört zu den Vorteilen des Open-Source Konzeptes bei bitfarm-Archiv.

Eine Liste aller verfügbaren Plugins würde hier den Rahmen sprengen. Bei Fragen zu Sonderfunktionen treten Sie einfach direkt mit dem Supportteam in Kontakt.