ERP-Dokumente archivieren

Der traditionsreiche Hersteller hochwertiger Audiosysteme Canton aus dem hessischen Niederlauken setzt zur revisionssicheren Archivierung seiner ERP-Dokumente auf die Enterprise-Version des Open-Source-DMS bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement.

Das in der Verwaltung benutzte ERP-System JD Edwards übergibt beim Drucken alle Dokumente an den bitfarm-Archiv Printspooler. Dieser sorgt für die Papierausgabe und regelt die vollautomatische Archivierung im DMS. Das Open-Source-DMS erkennt sämtliche Belegtypen automatisch, ordnet diese richtig zu und sorgt für das Auslesen der Metadaten, die korrekte Verschlagwortung und Zuordnung, zum Beispiel zu einem Kunden, einem Handelsvertreter oder einem Auftrag.
 
Die Archivierung stellt sich für den Anwender völlig ohne Aufwand dar. Dafür erhält man bei Canton verschiedene Suchfunktionen, die mit JD Edwards nicht möglich sind und eine einfache Nachdruckmöglichkeit. Mittelfristig bedeutet die revisionssicherer Archivierung zudem eine deutliche Raumersparniss, da auf die Ablage in Papierform verzichtet werden kann.

Bereits nach einer Projektdauer von nur vier Tagen konnte das System durch den bitfarm-Experten vor Ort dem Kunden betriebsbereit übergeben werden. Dabei war neben der Entwicklung von DMS-Regeln für sämtliche JD-Edwards Dokumente Zeit für eine ausführliche Anwenderschulung. Die Gesamtkosten blieben im vierstelligen Bereich, obwohl 40 Benutzer in der Verwaltung des Mittelständlers Zugriff auf das Archiv bekommen sollten. Dazu zählen auch externe Handelsvertreter, welche ihre Belege nun online erreichen können.