Wussten Sie schon...?

Vertrags­management mit bitfarm Archiv Enterprise

Ver­träge neh­men eine Son­der­stel­lung un­ter den häu­fi­gen Do­ku­men­ten­ar­ten der be­trieb­lichen Ver­wal­tung ein. In al­len Be­rei­chen ei­nes Un­ter­neh­mens be­ste­hen Ver­trä­ge, et­wa für Miet­ob­jek­te, Ver­siche­run­gen, Abon­ne­ments, bis hin zu Ar­beits- und Werk­ver­trä­gen. Ty­pisch für vie­le Ver­trä­ge ist de­ren Be­fris­tung und au­to­ma­tische Ver­län­gerung nach dem Ab­lauf­da­tum. Das Ver­trags­ma­nage­ment von bitfarm-Archiv DMS stellt die not­wen­dige In­fra­struk­tur zur Er­fas­sung der Ver­trags­da­ten zur Ver­fü­gung und legt fäl­lige Ver­trä­ge mit aus­rei­chen­der Vor­lauf­zeit zur Ent­schei­dung vor.

Damit ge­lingt es leicht, die Kün­di­gungs­fris­ten nicht mehr be­nö­tig­ter Ver­trä­gen ein­zu­hal­ten und lau­fen­de Kos­ten im Griff zu be­hal­ten. Um den Über­blick über Ver­bind­lich­kei­ten, die sich aus Ver­trä­gen er­geben zu er­leich­tern, stellt bitfarm-Archiv ein Tool zur Aus­wer­tung be­lie­big fest­ge­leg­ter Zeit­räu­me zur Ver­fü­gung. In den je­wei­li­gen In­ter­val­len an­fal­len­de Kos­ten wer­den in Ab­hän­gig­keit von be­ste­hen­den Rest­lauf­zei­ten je­weils ta­ges­ak­tuell er­mit­telt.

Für die Or­ga­ni­sa­tion von Ver­trä­gen, Nach­trä­gen, Kün­di­gun­gen und zu­ge­hö­ri­gem Schrift­wech­sel wer­den die ver­schie­de­nen Do­ku­men­ten­klas­sen als Aus­wahl­feld de­fi­niert. Neue Ver­träge er­hal­ten auf Wunsch ei­ne vom Sys­tem ver­ge­be­ne, ein­deu­tige Ver­trags­num­mer, die au­to­ma­tisch noch wei­tere In­for­ma­tio­nen, wie bei­spiels­wei­se Stand­ort, Fahr­zeug, Mit­ar­bei­ter be­in­hal­tet. Über die­se Ver­trags­num­mer er­folgt die Ver­knüp­fung mit al­len wei­te­ren Do­ku­men­ten zu die­sem Ver­trag, um ei­ne effi­zi­en­te Ak­ten­füh­rung zu re­ali­sie­ren.

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Unter der Überschrift Wussten Sie schon...? stellen wir Ihnen einzelne, wie wir finden, bemerkenswerte Funktionen, Aspekte und Neuerungen rund um bitfarm-Archiv DMS kurz vor.