…finden statt suchen.
…finden statt suchen.
Wussten Sie schon...?
bitfarm-Archiv bietet unterschiedliche Möglichkeiten die eigene Arbeit zu organisieren und effizienter zu gestalten. Eine Möglichkeit ist das Arbeiten mit Lesezeichen. Lesezeichen sind gespeicherte Suchen in einem Archiv oder einem Lager. Sollte regelmäßig eine bestimmte Suche durchgeführt werden müssen, kann dies mit einem Knopfdruck erledigt werden, ohne die einzelnen Suchkriterien in die Suchmaske einzutragen.
Einfache Suchen können eigenständig vom Nutzer erstellt werden. Hierzu muss die Suche selbst einmal durchgeführt werden. Sobald das gewünschte Ergebnis angezeigt wird, kann mit dem Klick in die Symbolleiste auf den Button „Lesezeichen“ ein Name vergeben werden. Zukünftig wird mit Rechtsklick auf das entsprechende Archiv das Lesezeichen angezeigt und die Suche kann ohne weitere Eingabe wiederholt werden.
Zweite Möglichkeit ist die globale Erstellung der Lesezeichen durch den Administrator. Dies kann als eine definierte Aufgabezuteilung für den Mitarbeiter betrachtet werden. In diesem Zusammenhang ist ein Lesezeichen also eine To-do-Liste für den Mitarbeiter. Der Admin kann mittels SQL-Abfrage komplexe Suchen erstellen und jeder Zeit abändern. Besonders interessant ist dies für die Erstellung von ganzen Prozessen und Workflows. Den Mitarbeitern werden hier Lesezeichen erstellt, welche sie abarbeiten. Dies kann beispielsweise die Prüfung von Rechnungen oder auch nur von Teilen einer Rechnung sein. Durch einen Klick erscheinen alle Dokumente, welche geprüft werden müssen. Sobald sie geprüft wurden, entsprechen sie nicht mehr den Suchkriterien und verschwinden aus der Ergebnisliste. So können komplexe Workflows sehr unkompliziert und global erarbeitet werden.
Die Investition in bitfarm-Archiv DMS hat sich bei einigen unserer Kunden nur durch diesen einen Prozess und somit die konsequente Einhaltung der Scontofristen bereits nach wenigen Wochen amortisiert.
Für eine gute Übersichtlichkeit sind zusätzliche Spalten in der Ergebnisliste sehr hilfreich. Es kann der Status, der Prüfer, das Prüfdatum oder sonstige hilfreiche Informationen eingefügt werden. Zudem können die Dokumente auch nach den entsprechenden Informationen sortiert werden.
Möchte der Mitarbeiter über seine offenen Aufgaben benachrichtigt werden, kann dies mithilfe des Programms LZ_Check umgesetzt werden. Die Anbindung an Windows erkennt offene Aufgaben und senden eine E-Mail mit Hyperlinks direkt zu den entsprechenden Dokumenten in bitfarm-Archiv. Wie oft und wann diese E-Mail versendet wird kann individuell nach Wunsch eingestellt werden. Somit wird keine Aufgabe vergessen und der Workflow wird nicht durch eine Person unterbrochen oder unnötig lange aufgehalten.
Auch der Controller (Vorgesetzte/r) hat die Möglichkeit sich entsprechende Lesezeichen zu erstellen, um den Aufgabenstatus im Team zu checken. Diese bieten ihm immer einen aktuellen Überblick der noch offenen oder schon erledigten Tätigkeiten. Zudem wird durch das Vier-Augen-Prinzip gewährleistet, dass keine Aufgaben vergessen werden.
Zusätzlich kann durch die Einstellung der Rechte dafür gesorgt werden, dass der Mitarbeiter nur die Dokumente sieht, welche dem Lesezeichen entsprechen. Der Rest aus dem Lager oder Archiv wird ausgeblendet.
Unter der Überschrift Wussten Sie schon...? stellen wir Ihnen einzelne, wie wir finden, bemerkenswerte Funktionen, Aspekte und Neuerungen rund um bitfarm-Archiv DMS kurz vor.