Wussten Sie schon...?
GoBD 2020 - Der nächste Schritt in Richtung Digitalisierung
Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie wurden 2014 vom Bundesministerium für Finanzen veröffentlicht und beinhalten Verwaltungsanweisungen aller steuerrelevanten Daten. Sie sollen Klarheit für alle Steuerpflichtigen schaffen - auch bezüglich der digitalen Buchführung.
Am 28.11.2019 wurde eine Neufassung der GoBD veröffentlicht, welche am 01.01.2020 in Kraft getreten ist. Viele Änderungen gab es nicht. Die punktuellen Anpassungen sind der fortschreitenden Digitalisierung geschuldet, welche nach sechs Jahren ein Update fordert. So ist z. B. das abfotografieren von Belegen mit dem Mobiltelefon nun explizit erlaubt.
Eine interessante Neuerung im Zusammenhang mit einem Dokumentenmanagement System ist die Pflicht „(..) neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten - auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form durch das geprüfte Unternehmen (…)“ mitzuliefern. Diese Daten sind insbesondere kleineren und mittleren Unternehmen nicht bekannt. Aus diesem Grunde wurde der Neufassung der GoBD ein zusätzliches Schreiben hinzugefügt: Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung. Das Schreiben beinhaltet eine detaillierte „Format- und Inhaltsbeschreibung der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten“. Diese hat die Finanzverwaltung gemeinsam mit Softwareherstellern und dem deutschen Vertrieb der bundeseinheitlichen Prüfsoftware der Finanzverwaltung umgesetzt.
Die Strukturinformationen sind Daten über die Dateiherkunft, die Dateistruktur, die Datenfelder, verwendete Zeichensatztabellen sowie interne und externe Verknüpfungen. Diese müssen der Finanzbehörde in maschinell auswertbarer Form geliefert werden. bitfarm-Archiv bietet diese Funktion bereits heute und entspricht ohne weitere Anpassungen allen aktuellen Voraussetzungen des Bundesfinanzministeriums.
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Unter der Überschrift Wussten Sie schon...? stellen wir Ihnen einzelne, wie wir finden, bemerkenswerte Funktionen, Aspekte und Neuerungen rund um bitfarm-Archiv DMS kurz vor.