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Wussten Sie schon...?

Dokumentenmanagementsystem Partner & Reseller: Der Leitfaden für die perfekte Auswahl [2024]

Das Wichtigste in Kürze

Inhalte

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Bevor wir uns mit Partnerschaften und Wiederverkaufsprogrammen befassen, sollten wir kurz verstehen, was Dokumentenmanagementsysteme (DMS) überhaupt sind.

Ein DMS ist eine Softwarelösung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Dokumente und Daten elektronisch zu speichern, zu organisieren und zu verwalten. Anstelle von herkömmlichen papierbasierten Ablagesystemen setzen solche Systeme auf digitale Archivierungsmethoden, die den Zugriff auf Informationen schneller und effizienter gestalten.

Die Einführung eines DMS in Ihr Unternehmen hat weitreichende Auswirkungen auf Ihre Arbeitsabläufe. Es rationalisiert dokumentenbezogene Prozesse und reduziert manuelle Aufgaben erheblich. Die zeitraubende Suche nach Dateien, das Drucken und die Verteilung von Dokumenten gehören der Vergangenheit an. Diese Effizienzsteigerung führt zu einer erheblichen Steigerung der Produktivität, die für Unternehmen jeder Größe von Vorteil ist.

Zudem sind in vielen Branchen sind strenge Compliance-Anforderungen und Vorschriften zu erfüllen. Hier kommen Dokumenten-Verwaltungs-Systeme ins Spiel, da sie oft mit Tools ausgestattet sind, die Unternehmen dabei unterstützen, die Anforderungen der Branche und der Behörden zu erfüllen. 

Durch ein Dokumentenmanagement Partner kann ihr Produkt über solche Unternehmen vertrieben werden. Dies eröffnet neue Vertriebskanäle und ermöglicht es, eine breitere Kundenbasis zu erreichen. Zudem kann auf das Know-How des Software Herstellers jederzeit zurück gegriffen werden.

Stapel Papiere

Die wachsende Nachfrage nach Software & Partnern

Mit der wachsenden Digitalisierung von Unternehmen hat sich das Volumen der elektronischen Dokumente, die sie erzeugen und verarbeiten, exponentiell erhöht. Mit diesem Anstieg geht auch die Nachfrage nach einem zuverlässigen und effizienten System zur Verwaltung dieser Dokumente einher. In diesem Abschnitt werden wir uns kurz mit den Faktoren befassen, die diese Nachfrage in Zukunft auch weiter antreiben werden.

  • Effizienz und Produktivität: Die Software zur Dokumentenverwaltung rationalisiert arbeitsbezogene Abläufe im Zusammenhang mit Dokumenten und reduziert manuelle Aufgaben erheblich. Dazu gehört die mühsame Suche nach Dateien, das lästige Drucken und die aufwendige Verteilung von Dokumenten. Diese Steigerung der Effizienz führt zu einer gesteigerten Produktivität für Unternehmen jeder Größe.

  • Datensicherheit und Compliance: Moderne Systeme bieten robuste Sicherheitsfunktionen, die sicherstellen, dass sensible Dokumente vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Darüber hinaus sind sie oft mit Compliance-Tools ausgestattet, um branchenspezifische und gesetzliche Anforderungen, wie die DSGVO und GoBD, zu erfüllen.

  • Zusammenarbeit In der heutigen vernetzten Welt ist Zusammenarbeit der Schlüssel zum Erfolg. Der Einsatz eines EDMS erleichtert die Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit. Teams können nahtlos zusammenarbeiten, unabhängig von ihrem geografischen Standort.

  • Ermöglichung von Home Office: Angesichts der wachsenden Bedeutung der Fernarbeit ermöglicht ein Dokumentenmanagementsystem Mitarbeitern den Zugriff auf Dokumente von überall aus. Dies fördert die Flexibilität und stellt sicher, dass die Arbeit ohne Unterbrechung fortgesetzt werden kann.

Wie man die optimale DMS-Partnerschaft findet

  • Bedarfsanalyse durchführen Bevor Sie eine Entscheidung treffen, sollten Sie den Bedarf Ihres Unternehmens an Dokumentenmanagement ermitteln. Berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie den Umfang und die Art Dokumente, sowie den Bedarf an Automatisierung und Ihr Budget.

  • Recherchieren Sie DMS-Wiederverkäufer: Die Suche nach dem richtigen DMS-Anbieter erfordert gründliche Recherche. Suchen Sie nach etablierten Unternehmen, die sich auf Dokumentenmanagement spezialisiert haben, und prüfen Sie Kunden- und Partnerschaftsbewertungen. Diese Bewertungen können wertvolle Einblicke auf die Qualität der angebotenen Dienstleistungen und die Zufriedenheit der Kunden bieten.

  • Bewertung von Schulung und Support: Die Implementierung eines DMS erfordert Schulung und Support, um sicherzustellen, dass Ihr Team die Software effektiv nutzen kann. Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, sollten Sie das Schulungs- und Supportangebot gründlich prüfen. Stellen Sie sicher, dass der Anbieter in der Lage ist, Ihr Team bei der Einführung und Nutzung der Software zu unterstützen. Sie können auch eine Demoversion oder eine Testmitgliedschaft anfordern, um die Software selbst zu testen, bevor Sie einen Vertrag abschließen.

  • Technologische Fortschritte berücksichtigen: Die Technologie entwickelt sich ständig weiter, und Ihr DMS-Anbieter sollte Schritt halten. Stellen Sie sicher, dass der gewählte Anbieter in der Lage ist, sich an neue Entwicklungen anzupassen. um Ihnen moderne Softwarefunktionen anbieten zu können. Die Integration neuer Technologien kann dazu beitragen, Ihre Dokumentenverwaltung effizienter und effektiver zu gestalten.

  • Skalierbarkeit Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wächst auch Ihr Bedarf an Dokumentenmanagement. Ihr Partner für das Dokumentenmanagement sollte in der Lage sein, seine Dienste auch bei einer wachsenden Nutzeranzahl und größeren Unternehmen bereit stellen zu können. Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte DMS skalierbar ist und Ihren zukünftigen Anforderungen gerecht wird.

bitfarm-Archiv als zuverlässiger und erfahrener Partner

bitfarm-Archiv verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in verschiedenen Branchen und bietet somit eine optimale Voraussetzung für eine DMS-Partnerschaft mit ihnen. Unser Open Source Konzept ermöglicht eine kostengünstige und dennoch leistungsfähige Alternative zu geschlossenen Systemen. Bereits mehr als 100 Dokumentenmanagement-Partner konnten sich von den Vorteilen des Open-Source-Konzepts überzeugen und profitieren von der steigenden Nachfrage im Zuge der Digitalisierung.

Ein reaktionsschneller Support und flexible Anpassungsmöglichkeiten ermöglichen eine langfristige und persönliche Partnerschaft in Ihrer Region. Möchten Sie sich einen kleinen Überblick über bereits bestehende Partnerschaften verschaffen? Hier finden Sie einige Referenzen. Möchten Sie einen Blick auf unsere Enterprise Software werfen? Starten Sie mit unseren Videos oder kontaktieren Sie uns direkt, wir freuen uns von Ihnen zu hören!

dokumentenmanagementsystem partner

Grundsätzlich unterscheiden wir zwischen einer Vertriebspartnerschaft, bei der Sie uns die Kunden vermitteln und entsprechend für das entstehende Projekt bezahlt werden. Der Kunde würde dann von uns die Installation, aber auch den Support bezüglich der Software erhalten. Dieser Vertrag ist so gedacht, dass Sie unser System bei Interessenten vorstellen. Sie erhalten auch ein entsprechendes Demosystem, um es anschließend zu präsentieren. Nachdem der Kunde den Vertrag unterschrieben hat, erhalten Sie einen Fixbonus. 


Die zweite Variante wäre die Systemhauspartnerschaft. Hier würden Sie die Installation, aber auch den First- und Second-Level-Support übernehmen. Sie wären auch für die Einrichtung von Workflows, Grundstruktur, Berechtigungen und technische Erweiterungen zuständig. Unser Unternehmen würde nur den Third-Level-Support leisten. Diese Variante ist so konzipiert, dass Kunden, mit denen Sie dann auch einen Software-Supportvertrag abschließen, ebenfalls von Ihnen oder Ihren Mitarbeitern betreut werden. Ihr Unternehmen erhält nur für Ihre eigene Software (z.B. ein Testsystem) und im Rahmen des Vertrages Support über Tickets.

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„Der bitfarm-Archiv Support ist heraus­ragend. Immer kompe­tent. Immer freundlich. Immer eine Lösung parat. Immer ein offenes Ohr, für vielleicht auch aus­gefal­lene Anforde­rungen.“

Rudolf Simon, Leiter IT- und Kommunikationstechnik, Viertel Motoren GmbH

FAQ - Häufig gestellte Fragen

Was ist der Hauptnutzen einer Partnerschaft?
Die Partnerschaft eröffnet eine neue Einnahmequelle, verschafft Ihrer Branche Autorität und ermöglicht maßgeschneiderte Lösungen für die Bedürfnisse der Kunden.   
Welche Faktoren sollte ich bei der Auswahl eines Anbieters berücksichtigen?
Bei der Auswahl eines Anbieters sollten Sie die Bedürfnisse Ihrer Organisation bewerten, die Glaubwürdigkeit des Anbieters prüfen und sicherstellen, dass er umfassende Schulungen und Support anbietet. bitfarm-Archiv beantwortet gerne alle Ihre Fragen bezüglich einer möglichen Zusammenarbeit.
Kann ich DMS-Lösungen für Kunden in verschiedenen Branchen anbieten?

Ja, ein gutes DMS ist anpassbar auf verschiedene Industrien und deren Anforderungen.

Was sollte in der in einem Partner-Vertrag enthalten sein?

Der Vertrag sollte Bedingungen in Bezug auf Preise, Service-Level-Vereinbarungen, Anpassungen, Support und andere relevante Details enthalten, die von beiden Parteien vereinbart wurden.

Weiterführende Literatur: Quellen und interessante Links

Sind Sie an weiteren Informationen rund um das Thema DMS Partner interessiert?

International Journal of Advances in Engineering & Technology

Researchgate

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