Automatisch kalkulieren

Gerade im Gewerbe der Fuhrleute fallen reichlich Dokumente an. Frachtpapiere, Lade­papiere, Wiegescheine, Tachoscheiben, Lieferscheine, Rechnungen, Übernahme­scheine und viele mehr verhelfen der Branche zu einer Top-Platzierung, was das Papier­aufkommen angeht. Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem lohnt sich hier ganz besonders.  

Mit bitfarm-Archiv DMS hat beispielsweise die auf Siemens- und Liebherr-Haushalts­geräte spezialisierte Spedition Sorgatz & Heinrich aus Gelsenkirchen die tägliche Flut von ca. dreitausend Lieferscheinen im Griff. Mit Hilfe eines entsprechend ausgelegtem Scanners von Kodak werden die Dokumente vollautomatisch erfasst. Der Anwender braucht nur den Stapel einzulegen und einen einzigen Knopf zu drücken – alles weitere erledigt das DMS. Der spätere Zugriff auf die Dokumente ist revisionssicher anhand von Lieferscheinnummer oder Empfänger, Artikelnummer, Tour etc. möglich. Das bitfarm-Archiv-System entlastet so das Dispo-Team schon seit 2006 deutlich von Standard-Ablage und Rechercheaufgaben. 

Bei FerroDuo in Duisburg hingegen werden Papiere aus Lieferungen, Strecken­geschäften und Rohstofflieferungen automatisch mit bitfarm-Archiv DMS erfasst. Hier freut man sich vor allem über das automatische Erzeugen von Auswertungen in Excel, die das DMS auf Wunsch jederzeit erstellt. Dadurch, dass bitfarm-Archiv DMS automatisch die entsprechenden Positionen aus den Dokumenten ausliest, kann man nun schnell sehen, für welchen Kunden welche Tonnagen in welchem Zeitraum bewegt wurden und vieles andere mehr.

Auch hat man hier mithilfe des DMS eine Kontrolle der rücklaufenden Lieferscheine realisiert. So kann jederzeit eine Übersicht generiert werden, zu welchem gedruckten Lieferschein noch kein unterschriebener Empfängerschein im System angekommen ist. Außerdem kann kontrolliert werden, zu welchem erstellten Lieferschein (auch händisch erstellte Scheine) noch keine Rechnung geschrieben wurde – eine Funktion die das ERP Lexware beim Kunden nicht beherrscht und die jetzt von bitfarm-Archiv übernommen wird. 

Friedsped in Ummendorf bei Biberach ist als Generalspediteur für Liebherr deutschland­weit im Einsatz. In der Verwaltung hat man sich entschieden, zukünftig sämtliche Eingangs­dokumente, aber auch alles, was im Haus an Dokumenten erzeugt wird, im DMS zu archivieren, um so einen schnellen Informationszugriff für alle Mitarbeiter zu ermöglichen. Dazu wurden an den verschiedenen Punkten einfach zu bedienende Scansysteme installiert. 

Eingehende und ausgehende E-Mails werden direkt auf dem E-Mail-Server in das DMS eingestellt. Damit sichergestellt ist, dass auch alle gedruckten Dokumente im DMS landen, wurden die Drucker auf allen Arbeitsstationen durch DMS-Drucker ersetzt. Somit erhält der Benutzer zwar wie gewohnt Papier, gleichzeitig erfolgt aber die revisionssichere Ablage auf dem Archivserver.