Arbeitsfluss optimieren

Bei Drexl+Ziegler in Augsburg sorgt bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement für die komplette elektronische Verarbeitung der Eingangspost. Alle eingehenden Dokumente werden zunächst einmal zentral erfasst und eingescannt. Die Sortierung in die einzelnen Archive kann hierbei auch schon im Groben erfolgen. Je nach Dokumententyp ergeben sich dann unterschiedliche Workflows. Eingangsrechnungen werden z. B. direkt zur Buchhaltung geleitet und dort zunächst einmal vorerfasst. 

Die Buchhaltung leitet die Dokumente dann an die entsprechende Fachabteilung weiter, die die Bestellung ausgelöst hat. Dort findet die sachliche Prüfung statt. Anschließend erhält die Buchhaltung das Dokument zurück und wird je nach Ergebnis der sachlichen Prüfung die rechnerische Prüfung durchführen, oder die Rechnung als fehlerhaft zum Aussteller zurücksenden. 

Wird die Rechnung als korrekt gekennzeichnet, erfolgt die Buchung, hier im DATEV-System. Dabei wird automatisch der Buchungssatz aus DATEV übernommen und als "Stempel" auf das Dokument zur betreffenden Rechnungsposition oder zur Gesamtrechnung aufgebracht. Danach geht der Workflow bei größeren Rechnungsbeträgen automatisch zur Geschäftsleitung, während kleinere Beträge sofort von der Buchhaltung angewiesen werden. Die Geschäftsleitung setzt nun das Zahlungsdatum und gibt die Rechnungen schließlich zur Zahlung frei. Das DMS unterstützt hier zum Beispiel die Liquiditätsplanung des Autohauses, indem es jederzeit tagesaktuelle Auswertungen über die in nächster Zeit zur Zahlung anstehenden Beträge ermöglicht.

Eine der Hauptanwendungen bei Drexl+Ziegler ist aber das Führen einer digitalen Fahrzeugakte. Dies bedeutet, dass sämtliche Dokumente zu einem Fahrzeug anhand der Fahrgestellnummer zugeordnet werden. So ist für jeden Mitarbeiter des Autohauses, sei es im Service, der Werkstatt oder im Verkauf sofort die gesamte Historie jedes Fahrzeugs ersichtlich. Bei Neuwagen wird darüber hinaus mit einem Workflow festgelegt und kontrolliert, welche Bedingungen zur Auslieferung eines Fahrzeuges bereits erfüllt sind oder noch erfüllt werden müssen. 

Dazu wird ein Arbeitsblatt zum Fahrzeug in Form einer Word-Datei eingestellt, in der der zuständige Bearbeiter die getätigten Arbeiten einfach abhakt. Über den Workflow wird dann die Verteilung des Arbeitsblattes an die einzelnen Stationen geregelt. So beschleunigen Drexl+Ziegler die Auslieferung von Fahrzeugen und erhalten obendrein ein deutlich verbessertes Controlling, da jeder Arbeitsschritt automatisch inkl. Ausführungs­datum/-zeit und Bearbeiter in der Chronik (History) des Arbeitsblattes gespeichert wird. Ebenso ist es durch das DMS sehr einfach möglich, einem Kunden über den Status eines Auftrages Informationen zu geben.