Die Mazda Motor Corporation wurde 1920 in Hiroshima gegründet , wo sich der Hauptsitz noch heute befindet. 1972 startete der Vertrieb von Fahrzeugen, Teilen und Zubehör auf dem deutschen Automobilmarkt. Von Beginn an setzte Mazda auf modernes, dynamisches Design, hohe Technikkompetenz und Innovationsfreudigkeit.
In Leverkusen befinden sich sowohl die europäische Zentrale, die Mazda Motor Europe GmbH, als auch die deutsche Vertriebsgesellschaft, die Mazda Motors (Deutschland) GmbH. In der Deutschlandzentrale arbeiten rund 150 Mitarbeiter mit Unterstützung eines bundesweiten Händler- und Servicepartnernetz und bei Mazda Motor Europe rund 220 Mitarbeiter. Weitere 80 Mitarbeiter arbeiten in dem Forschungs- und Entwicklungszentrum in Oberursel.
Mit dem Mazda Dealers Management System MACS bietet Mazda seinen Vertriebspartnern in Deutschland und Österreich ein ganzheitliches und komfortables Full-Service-Angebot System mit zahlreichen Schnittstellen zu Mazda Zentralsystemen und Partnerunternehmen. Es berücksichtigt sämtliche Prozesse im Autohaus, sichert einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts und unterstützt die Partner so bei der perfekten Kundenbetreuung.
„bitfarm Archiv ist ein nicht mehr wegzudenkender Grundpfeiler unseres Betriebs. Informationen zu jeder Zeit schnell aufzufinden ist einfach super.“
Klaus Dorner, Geschäftsführer, Autohaus Dorner GmbH & Co. KG
bitfarm-Archiv bei Mazda
2011 schlossen Mazda Motors Deutschland und die bitfarm GmbH einen Rahmenvertrag zur Ausstattung der Mazda Vertragshändler in Deutschland, Österreich und der Schweiz mit dem bitfarm-Archiv DMS ab. Eine eigens für bitfarm entwickelte Schnittstelle zum Mazda Administration and Communication System (MACS) war auch für Klaus Dorner, den Geschäftsführer des Autohauses Dorner in Riedlingen ausschlaggebend für die Einführung des Open Source DMS im Jahre 2012. Zu diesem Zeitpunkt stand sein Betrieb vor einer großen Wachstumsphase und die gesamte EDV Hardware wurde erneuert. Er erkannte das Potenzial des Dokumentenmanagementsystems und entschloss sich, die Möglichkeiten von Beginn an voll auszuschöpfen.
Bei der Einführung stand zunächst die Implementierung eines grundlegenden Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystems sowie die Schulung der Mitarbeiter durch die bitfarm-Experten im Vordergrund. Im Laufe der Zeit passte Klaus Dorner das DMS immer genauer an die Erfordernisse seines Betriebs an. Dass er diese Anpassungen selbst durchführen konnte und die Flexibilität des Systems begeistern ihn noch heute.
Inzwischen arbeiten alle Mitarbeiter des Autohauses, die in irgendeiner Form mit Computern zu tun haben auch mit bitfarm-Archiv. So werden alle Dokumente und Dateien, die beispielsweise im Zuge eines Auftrags und dessen Abwicklungen anfallen, im Dokumentenmanagementsystem abgelegt. Das Einbringen ist dabei denkbar einfach und erfordert praktisch keine Computerkenntnisse, wie Geschäftsführer Dorner betont. Einzig die Auftragsnummer muss korrekt eingegeben werden, damit das DMS die einzelnen Dokumente sinnvoll gruppieren und verknüpfen kann.
Auftragsabwicklung mit bitfarm
Alles auf einen Klick
Im Autohaus Dorner läuft die gesamte Abwicklung der Aufträge über bitfarm-Archiv. Erteilt ein Kunde etwa einen Reparaturauftrag, unterschreibt er die Auftragsbestätigung rechtsverbindlich auf einem Unterschriftenpad. Das Dokument samt der eingebetteten Unterschrift läuft über eine Schnittstelle direkt ins DMS.
Daraufhin wird das Material mit Vermerk der entsprechenden Auftragsnummer bestellt. Der Fortschritt der einzelnen Arbeitsschritte und eventuelle Testergebnisse werden ebenfalls unter Angabe der Auftragsnummer im System protokolliert. Ergänzend können auch Bilder und Reparaturanleitungen in bitfarm-Archiv abgelegt werden.
Die Verknüpfung der einzelnen Dokumente erledigt das Dokumentenmanagementsystem vollautomatisch. Durch einen Mausklick lassen sich so alle mit dem Auftrag assoziierten Dokumente und Dateien innerhalb von Sekunden aufrufen.
Workflow Management
Die Verteilung der einzelnen Dokumente an die verschiedenen Fachabteilungen, wie Buchhaltung, Lager und Controlling funktioniert dabei über Workflows. So erhält jeder Mitarbeiter, die Dokumente, die er zu bearbeiten hat automatisch nach einmal festgelegten Regeln. Das spart nicht nur Papier- und Druckkosten, sondern auch Zeit.
Herr Dorner meint, dass sich die laufenden Kosten des Systems allein durch die enormen Einsparungen im Bereich Verwaltung bereits amortisieren. Besonders begeistert sind er und seine Mitarbeiter nach wie vor von der Flexibilität des Dokumentenmanagementsystems.
Die Möglichkeiten der Anpassung an die individuellen Erfordernisse des eigenen Betriebs, die Zusammenarbeit mit der Mazda Dealers Application (MACS) und die vielfältigen Möglichkeiten bei Rechtevergabe und Workflowmanagement machen bitfarm-Archiv zu einem Grundpfeiler seines Betriebs.
Ausblick
Die Mitarbeiter des Autohauses schätzen vor allem die einfache Bedienung des Open Source DMS sowie die vielfältigen Möglichkeiten, die es zur Erfassung von Dokumenten bietet. Auch für die Suche stellt das DMS unterschiedliche Optionen zur Verfügung, die überdies zu schnellen Ergebnissen führen. Jede Information ist so innerhalb von Sekunden abrufbar.
Taucht doch mal ein Problem oder eine Frage auf, kann das Team des Autohauses Dorner sich auf die bitfarm Support-Mitarbeiter verlassen. Klaus Dorner ist sich jedenfalls sicher: „Das Wachstum der letzten Jahre wäre ohne bitfarm nicht möglich gewesen.“
