…finden statt suchen.
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Wussten Sie schon...?
Auch Betriebe mit wenigen Mitarbeitern sehen sich im Zeitalter der Digitalisierung vor einer zunehmenden Flut an Dokumenten & Daten, welche sie verarbeiten müssen.
Ein DMS für kleine Unternehmen muss nicht zwingend kostenintensiv sein, um die Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements ausschöpfen zu können.
Günstigere Open-Source Lösungen bieten oftmals viele vergleichbare Funktionen wie beispielsweise Workflows, revisionssichere Archivierung, Versionierung oder Integration mit bestehenden Systemen.
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Schluss mit dem Chaos: Die Umstellung auf ein digitales Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es, die Dokumente effizienter zu verwalten. Mit digitalen Dokumenten können Mitarbeiter auf Informationen zugreifen und diese bearbeiten, ohne physische Akten durchsuchen zu müssen. Dies spart wertvolle Zeit und erhöht die Produktivität.
Schützen Sie Ihre Daten: Nicht nur große Betriebe müssen oft strenge regulatorische Anforderungen erfüllen. Daher wird ein DMS benötigt, das die Einhaltung dieser Vorschriften unterstützt. Dazu gehört die revisionssichere Archivierung von Dokumenten, die Gewährleistung der Datensicherheit und der Schutz vor unbefugtem Zugriff. Das System sollte aißerdem Funktionen für die Rechtevergabe und das Festlegen von Aufbewahrungs- und Löschfristen bieten, um Compliance-Anforderungen wie beispielsweide DIN EN ISO 19011 automatisch einzuhalten.
Sparen Sie Zeit und Geld: Die Implementierun kann zu spürbaren Kosteneinsparungen führen. Durch die Reduzierung des Papierverbrauchs und die Vermeidung von Doppelablagen können Betriebe ihre Investition für die Software schnell amortisieren.
Gemeinsam stark: Mit einer elektronischen Dokumentenverwaltung können Teams gemeinsam an Dokumenten arbeiten, unabhängig von ihrem Standort. Dies ist besonders für kleine Unternehmen von Vorteil, da sie oft flexibler und agiler agieren müssen als größere Organisationen
Intelligente Suchfunktionen: Ein Schlüsselelement ist die Möglichkeit, Dokumente schnell und einfach über effiziente Suchfunktionen zu finden. Dies kann unter anderem durch die Verwendung von Volltext oder Metadaten wie Schlagwörtern oder Statusfeldern erreicht werden.
Automatisierte Geschäftsprozesse: Aufgrund begrenzter Budgets werden oft Lösungen benötigt, die nicht nur erschwinglich sind, sondern auch mit dem Unternehmen wachsen können. Dies bedeutet, dass die Software skalierbar sein muss, um zusätzliche Funktionen oder Benutzer hinzufügen zu können, ohne dass eine völlig neue Implementierung erforderlich ist
Integration mit anderen Systemen: Die Möglichkeit, sich nahtlos in bestehende Systeme wie Microsoft Office oder Buchhaltungssoftware zu integrieren, ist für ein DMS unerlässlich. Dies ermöglicht einen reibungslosen Informationsfluss und verhindert Dateninkonsistenzen.
Support und Wartung: Kleinere Betriebe verfügen oft nicht über eine eigene IT-Abteilung. Daher ist es wichtig, einen Anbieter zu wählen, der umfassenden Support und Wartung bietet. Schnelle Reaktionszeiten und festgelegte Service Level Agreements sollten hierbei keine Fremdwörter sein, um mögliche Ausfallzeiten minimieren zu können.
Cloud-basiertes vs. On-Premise: Die Entscheidung zwischen einem cloud-basierten und einem On-Premise DMS hängt von verschiedenen Faktoren ab. Cloud-Lösungen erfordern keine eigene Hardware, während On-Premise-Lösungen mehr Kontrolle über die Daten, höhere Anpassbarkeit und in der Regel niedrigere Gesamtkosten ermöglichen.
Auch wenn diese Frage nicht ausschließlich anhand von quantitativer Faktoren beantwortet werden sollte, so ist der Kostenfaktor vor allem bei kleineren Organisationen dennoch sehr wichtig. Daher stellen wir eine vereinfachte Berechnung auf, bei der wir die Kosten für eine DMS-Lösung mit den Einsparungen, welche sich durch die Nutzung der Software ergeben, gegenüberstellen.
Anschaffungskosten für die Software: 2000 Euro
Anzahl der Mitarbeiter: 5
Durchschnittliches Bruttogehalt pro Mitarbeiter: 3000 Euro pro Monat
Materielle Einsparungen: weniger Papierablage, Suchzeit, Druckerkosten, Raumkosten
Einsparungen durch Suchzeit: 10 Minuten pro Tag
Papierkosten: Angenommen, pro Mitarbeiter werden monatlich 500 Blatt Papier eingespart (0,01 Euro pro Blatt):
5 Mitarbeiter×500 Blatt×0,01 Euro Blatt = 25 Euro pro Monat
Suchzeit: Bei einem Stundenlohn von ca. 18,75 Euro (3000 Euro/Monat / 160 Arbeitsstunden) und 10 Minuten täglicher Einsparung (entspricht 1/6 Stunde), ergibt sich: 5 Mitarbeiter × 1/6 Stunden ×18,75 Euro Stunde ×20 Arbeitstage Monat = 312,5 Euro pro Monat
Druckerkosten: Angenommen, durch weniger Drucken werden 50 Euro pro Monat eingespart.
Raumkosten: Angenommen, durch die Reduzierung des Papierarchivs wird ein Raum frei, der anderweitig genutzt oder vermietet werden kann, was zu einer monatlichen Einsparung von 100 Euro pro Monat führt.
Gesamteinsparungen pro Monat: 25 Euro+312,5 Euro+50 Euro+100 Euro=487,5 Euro pro Monat
Die Amortisationsdauer berechnet sich schließlich durch die Division der Anschaffungskosten durch die monatlichen Einsparungen: 487,5 Euro Monat / 2000 Euro
≈4,1 Monate
Die Investition in ein Dokumentenmanagement amortisiert sich für ein Unternehmen mit 5 Mitarbeitern in etwa 4 Monaten. Nach dieser Zeit beginnt das Unternehmen, von den monatlichen Einsparungen zu profitieren. Diese Berechnung ist natürlich eine vereinfachte Darstellung und basiert auf Annahmen. Die tatsächlichen Einsparungen können höher oder niedriger ausfallen und sollten in einer detaillierten Analyse im Voraus ermittelt werden.
Wächst das Unternehmen, so fallen die Einsparungen in der Regel deutlich höher aus. Hier finden Sie eine weitere Berechnung mit anderen Parametern.
Ja, viele moderne Systeme bieten mobile Apps oder eine webbasierte Oberfläche, die es Ihnen ermöglichen, auch von unterwegs auf Ihre Dokumente zuzugreifen und sie zu verwalten.
Ja, viele Systeme bieten die Möglichkeit, vorhandene Papierdokumente zu digitalisieren und in ihr System zu integrieren, um einen nahtlosen Übergang zu ermöglichen.
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